回答: Excelの顧客台帳で、備考欄に次の予定・希望条件・連絡の可否・経緯のメモがまとめて書かれているなら、検索・絞り込み・期日の確認に使う情報だけを項目に分け、それ以外はメモのまま残すのが整理の基本です。進め方は、①備考欄の中身を種類ごとに分類する、②「項目にするもの」と「メモに残すもの」を基準で振り分ける、③項目の列を作って書き写す、④CRMへ移すときは、経緯は活動の記録に、次の予定は活動・ToDoに分けて持つ、の順です。顧客数が少なく、担当者1人が台帳を見るだけなら、備考欄のままでも困らない場合があります。複数人で同じ台帳を使う、CRMへの移行を考えている、という場合に向いた整理です。
この記事でわかること
- 備考欄に混ざりやすい情報の種類
- 項目にするもの・メモのまま残すものの基準
- 備考欄を分ける手順
- CRMへ移すときの備考欄の扱い
備考欄に何が混ざっているのか
答え: 備考欄の中身は、次の予定、希望条件、連絡の可否、経緯のメモの4種類に分けて考えると整理しやすくなります。
仮の例として、備考欄に次のように書かれているとします。
> 10/5電話、来月家族と相談。3LDK・駅10分以内・予算は要確認。平日昼は電話NG、メール希望。前の担当から引継ぎ、以前は賃貸の相談あり。11月上旬に再連絡。
この1つのセルに、性質の違う情報が入っています。
| 種類 | 上の仮の例での該当部分 | 使い方 |
|---|---|---|
| 次の予定 | 11月上旬に再連絡 | 期日が来たら対応する |
| 希望条件 | 3LDK・駅10分以内・予算は要確認 | 条件で顧客を探す、物件を紹介する |
| 連絡の可否・連絡方法 | 平日昼は電話NG、メール希望 | 連絡する前に必ず確認する |
| 経緯のメモ | 10/5電話、来月家族と相談、前の担当から引継ぎ、以前は賃貸の相談あり | 対応の前に読んで状況をつかむ |
文章で書かれていると、人が読む分には分かります。備考欄でも文字列での検索・フィルターはできますが、書き方が人によって違い、過去の記録も混ざるため、「11月に連絡する予定の顧客」「3LDKを探している顧客」「電話NGの顧客」を正確に絞り込んだり数えたりするには、1件ずつ読んで確かめる必要があります。備考欄の整理は、この正確に探せない・数えにくい・期日に気づきにくい状態を解消するための作業です。
項目にするもの、メモのまま残すものの基準
答え: 探す・絞り込む・期日で並べる・連絡前に必ず確認するのどれかに使う情報は項目にし、読んで状況をつかむための情報はメモに残します。
| 判断の観点 | 項目にする | メモのまま残す |
|---|---|---|
| 一覧で探す・絞り込むか | 条件で顧客を探す（間取り、エリアなど） | 探すことはない |
| 日付で並べるか | 期日が来たら対応する（次回対応日） | 過去の出来事の日付 |
| 連絡前に必ず確認するか | 連絡の可否・希望する連絡方法 | 参考程度の補足 |
| 書き方がそろうか | 選択肢や日付・数値で書ける | 文章でしか書けない |
| 件数 | 多くの顧客に共通する | その顧客だけの事情 |
迷ったときは、「この情報で顧客の一覧を絞り込むことがあるか」を考えます。絞り込むなら項目、読むだけならメモです。
項目を増やしすぎると、今度は入力されない項目が増えます。最初に作る項目の数を絞る考え方は、CRMの入力項目の決め方｜最初から入れる項目を絞る基準で整理しています。
備考欄を分ける手順
答え: 全件をいきなり分けるのではなく、一部の顧客で分類を試し、列を決めてから残りを書き写します。
- コピーを作る: 元の台帳を日付付きで残し、作業はコピーで行う
- サンプルで分類する: 備考欄が長い顧客を20件ほど選び、中身を「次の予定・希望条件・連絡の可否・経緯」に色分けする
- 列を決める: 上の基準で項目にするものを決め、列を追加する。選択肢で書けるもの（連絡方法など）は、入力の選択肢も決める
- 書き写す: 進行中の顧客から順に、項目の列へ書き写す。書き写した部分は備考欄から消さず、元の文章も残しておく
- 入力ルールを決める: 今後は項目に書ける情報を備考欄に書かない、とルールにする
列の例（仮の例）は次のとおりです。
| 列 | 書き方 |
|---|---|
| 次回対応日 | 日付 |
| 次回の内容 | 短い文（例: 家族の意見を確認） |
| 希望の間取り | 選択肢。分からない場合は「未確認」 |
| 希望のエリア | 選択肢または短い文 |
| 予算 | 数値。分からない場合は「未確認」 |
| 連絡の可否 | 選択肢（例: 可／不可／未確認） |
| 希望する連絡方法 | 選択肢（例: 電話／メール） |
| 連絡の制約 | 短い文（例: 平日昼は電話不可） |
| 経緯メモ | 文章（従来の備考欄） |
連絡の可否は、ほかの項目より優先して分けておきたい情報です。連絡を断られた顧客に誤って連絡しないためで、記録の残し方は電話不通連絡拒否をCRMに記録しておく理由で扱っています。
CRMへ移すときの備考欄の扱い
答え: 経緯は日付付きの活動の記録に、次の予定は活動・ToDoに分け、残りの備考欄は「移行前のメモ」としてまとめて持っていきます。
Excelの備考欄は、時間の経過とともに文章を書き足していく形になりがちです。CRMでは、これを1つの欄に書き足し続けるのではなく、対応のたびに1件ずつ活動として記録し、顧客ごとに時系列で並ぶ形にするのが一般的です。
- 経緯: 対応した日・内容を、活動の記録として残す。過去分をすべて1件ずつに分ける必要はなく、移行時点までの経緯は「移行前のメモ」として1件にまとめても構わない
- 次の予定: 活動・ToDoとして予定日を持たせ、予定日で一覧にする。備考欄の中に埋もれさせない
- 希望条件・連絡の可否: 顧客または商談の項目として持つ
7plus が BizBlock の不動産パッケージを設計するときも、活動は商談のタイムラインに、次の予定は予定日を持つ活動・ToDoに分けて持つ考え方をとっています。どの項目を顧客に、どの項目を商談に持つかは会社の業務によって変わるため、移行前に今回のような棚卸しをしておくと設計の相談がしやすくなります。
向かないケース・注意点
答え: 備考欄の量が少ない、または台帳をすぐに使わなくなる場合は、全件の書き写しより、進行中の顧客だけに絞るほうが現実的です。
- 顧客数が多く、全件を書き写す時間がない場合は、進行中・直近で連絡した顧客から順に行い、古い顧客は備考欄のまま移す
- 備考欄に、健康状態や家族の事情など、取り扱いに注意が必要な情報が書かれていることがあります。項目にせず、誰が見られるか、残す必要があるかを社内で確認する
- 分類の判断が人によってぶれる場合は、最初の20件を2人で分類して基準をそろえてから進める
よくある質問
備考欄の文章は、分けたあと消してもよいですか？
移行が終わり、項目に書き写した内容を確認できるまでは残しておくのが安全です。書き写しの漏れや誤りがあったときに、元の文章で確認できます。CRMへ移す場合も「移行前のメモ」として残しておくと、過去の経緯を後から確認できます。
希望条件は顧客と商談のどちらに持つべきですか？
同じ顧客が購入と売却の両方を相談するなど、相談ごとに条件が変わるなら商談に持つほうが扱いやすくなります。顧客と商談を分ける考え方は顧客と商談を分けて管理する理由を参考にしてください。
まとめ
Excelの顧客台帳の備考欄は、探す・絞り込む・期日で並べる・連絡前に必ず確認する情報を項目に、読むための情報をメモに分けると、絞り込みや集計に使いやすい台帳になります。まずは備考欄の長い顧客を20件選び、次の予定・希望条件・連絡の可否・経緯に色分けするところから始めてみてください。CRMへ移すときは、経緯を活動の記録に、次の予定を活動・ToDoに分けて持ちます。
Excelの顧客台帳から、最初のCRMを検討している方へ
BizBlock の不動産パッケージでは、活動を商談のタイムラインに残し、次の予定は活動・ToDoの予定日で一覧にできます。項目の追加や画面の変更は、月5時間の構築・運用サポートの中で 7plus が行います。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
