回答: 反響メールの内容をCRMや台帳に手で打ち直している場合、減らせるのは「転記そのもの」と「転記のために元のメールを探す手間」の2つです。どちらを減らしたいかで、使う機能が変わります。Mail2Linkは反響メールの転送に加え、オプション機能によって、初動対応・入力作業・対応状況の共有・添付ファイルの扱いといった業務の負担軽減に役立ちます。どの業務を改善したいかによって、検討する機能が変わります。利用にあたっては、対象のメール・媒体・連携先が使いたい機能に対応しているか、オプションの利用条件や組み合わせの可否を確認し、転送条件などを設定する必要があります（ボタン設置機能はLINE WORKS限定です）。
この記事でわかること
- Mail2Linkの基本機能が改善する業務
- オプション機能(Mail2Connect/Mail2Login/Mail2File/ボタン設置/不要テキスト削除)がそれぞれ改善する業務
- 自社の課題に合わせてどの機能から導入すればよいか
- 機能を増やすときに確認しておきたいこと
基本機能(反響メール転送)が改善する業務
答え: 反響メールを見に行く・気づくという業務を、チャットへの自動転送で支援します。
必要な反響情報が通知メールに含まれ、転送条件とチャット連携が適切に設定されていれば、反響の到着を確認するためにメールボックスを定期的に開く手間を減らせます。通知メールに顧客情報が含まれない媒体では、管理画面での確認や、後述のMail2Login（自動ログイン）の利用を検討します。LINE WORKS・LINE・Chatworkのいずれかに通知が届くため、担当者は普段使っているチャットで反響を確認できます。具体的な転送の設定手順はSUUMO反響をLINE WORKSへ即時転送する方法で解説しています。
オプション機能がそれぞれ改善する業務
答え: 基本機能だけでは残る業務について、対応するオプションで負担軽減を図れます。
| オプション | 改善する業務 |
|---|---|
| Mail2Connect(自動転記) | 反響メールの内容をスプレッドシート・kintone・Salesforce等へ手で転記する業務 |
| Mail2Login(自動ログイン) | 通知メールに個人情報が載らない媒体で、管理画面を開いて顧客情報を確認する業務 |
| Mail2File(添付ファイル連携) | 図面・見積書等の添付ファイルを個別に確認・転送する業務 |
| ボタン設置機能(LINE WORKS限定) | 「誰が対応したか」を口頭やチャットで確認し合う業務 |
| 不要テキスト削除機能 | 通知メールの定型文を読み飛ばしてから本題を探す業務 |
自社で負担になっている業務に対応するオプションを検討できます。利用条件や組み合わせの可否は、導入前に確認してください。対応漏れ・二重対応そのものを防ぐ運用の作り方は反響対応の対応漏れ・二重対応を防ぐ方法でも扱っています。
どの機能から導入すればよいか
答え: 今、最も時間を取られている・ミスが起きている業務から選びます。
たとえば「転記のミスが多い」ならMail2Connect、「対応したかどうかの確認に時間を取られる」ならボタン設置機能、というように、改善したい業務を先に決め、その業務に対応する機能を検討します。
転記を自動化する前に、反響メールのどの項目を残すかを決めておくと設定がぶれません。残す項目の決め方は一括査定の反響メールからCRMに残すべき項目で整理しています。
機能を増やすときに確認しておきたいこと
答え: 転送件数の見込みと、使いたい機能の利用条件を先に確認します。
転送対象を広げる場合は、想定する件数に合うプランを確認してください。あわせて、追加したい機能が対象のメール・媒体・連携先に対応しているか、他のオプションと組み合わせて利用できるかを確認します。
転送対象を広げる前に、いま反響メールがどこへ届いているかを洗い出しておくと、転送漏れや重複を防げます。手順は反響メールの転送先を棚卸しする方法｜4層に分けて書き出すにまとめています。
よくある質問
全部のオプションを一度に導入する必要がありますか
必要ありません。メールの確認負担が課題で、対象メールとチャット連携が対応していれば、基本機能だけでも確認の手間を減らせます。オプションは、個別に負担になっている業務に合わせて、利用条件を確認したうえで検討してください。
無料プランでも効果を確認できますか
無料プランは、本格導入前の動作確認を検討する際の選択肢です。転送できる通数には上限があるため、利用できる範囲を申し込み前に確認してください。試したいオプションが無料プランで利用できるとは限りません。詳しくは反響メール転送、無料で試せる範囲はどこまでかで解説しています。
自社で転送の仕組みを作る場合と比べられますか
Google Apps Script（GAS）などで反響メールのチャット転送を自作する方法もあります。自作が向くかどうかの判断の基準は反響メールのチャット転送をGASで自作する方法｜判断の基準で解説しています。
まとめ
Mail2Linkは基本機能とオプション機能によって、初動対応・転記・添付ファイル確認・対応状況の共有といった業務の負担軽減に役立ちます。まずは自社で最も負担になっている業務を選び、そこに合う機能と利用条件を確認してみてください。
自社のどの業務が改善できるか知りたい方へ
Mail2Linkは、反響メールの転送を起点に、転記・添付ファイル確認・対応状況の共有まで、オプション機能の組み合わせで業務を改善できます。無料プランでも動作を確認できます。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
