回答: 毎月の集計表を手で作る作業を減らすには、集計表そのものを作り直すのではなく、集計の元になる記録（反響・商談・活動・契約）を1件1行で、集計に使える形で残し（1か所にまとめるか、自動で取り込む）、集計はその記録から出す形に変えます。進め方は、①今作っている集計表と手作業を洗い出す、②元データがすでにそろっていて定義が単純な表から置き換える、③数え方の定義をそろえてから、1〜2か月は手作業の表と並べて数字を突き合わせる、の順です。年に数回しか使わない表や、元データが社外のシステムにあって取り込めない表は、無理に置き換えなくてかまいません。
この記事でわかること
- 月末の集計作業のうち、どこに手間がかかっているかの洗い出し方
- 集計表をやめるために、元データを集計に使える形で記録する考え方
- どの集計表から置き換えるかの順番と判断基準
- 置き換える前にそろえる定義と、並行期間の進め方
- 手作業の集計表を残したほうがよいケース
月末の集計作業はどこに手間がかかっているか
答え: 手間の多くは「数えること」より、別々の場所にある記録を集めて、表記をそろえて、転記することにかかっています。まず今の作業を表にして見える形にします。
毎月の集計表は、反響数（媒体別）、商談数、案内数、契約数、売上、担当者別の実績など、会社によって数枚から十数枚になります。1枚ずつ、次のように書き出してみてください。
| 集計表の名前 | 元データの場所 | 手作業の内容 | 作る人・かかる時間 | 誰がいつ見るか |
|---|---|---|---|---|
| 媒体別の反響数（仮の例） | ポータルの管理画面、反響メール | 件数を数えて転記、重複を手で除く | 事務担当・月末 | 店長・月初の会議 |
| 担当者別の案内数（仮の例） | 各担当者の手帳・個人のExcel | 担当者に聞いて集める | 店長・月末 | 店長 |
| 契約数・売上（仮の例） | 契約報告の紙・Excel | 契約日と金額を拾って転記、折半を計算 | 事務担当・月末 | 経営者 |
書き出すと、手間の正体が見えてきます。よくあるのは次の4つです。
- 集める: 元データが担当者ごと・媒体ごとに散らばっていて、毎月集めに行く
- そろえる: 媒体名や担当者名の書き方がばらばらで、集計前に手で直す
- 転記する: 元の表から集計表へコピーして貼る、または見ながら打ち直す
- 数え直す: 合わないときに、元データまでさかのぼって数え直す
集計表をやめるには、元データを1か所に記録する
答え: 集計は「記録の数え方」なので、元の記録が1件1行で、項目と数え方がそろった状態で集まっていれば、集計表は作らずに一覧や集計画面で見られます。記録先を1か所にまとめる方法のほか、別々の場所にある記録を自動で取り込んで集計する方法もありますが、自動で取り込めない記録については、月末に集める作業が残ります。
以下は、月末に手作業で作る集計表と、日々の記録を集計し、明細まで確認できるように設定した画面とを比べたものです。
| 集計表を毎月作る | 記録から集計を出す | |
|---|---|---|
| 毎月の作業 | 集める・そろえる・転記する・数える | 記録を日々残す（集計は自動で出る） |
| 数字の元 | 集計表のセル（元データとのつながりが切れやすい） | 1件ずつの記録（設定すれば明細をたどれる） |
| 数字が合わないとき | 元データまでさかのぼって数え直す | どの記録が入っていないかを一覧で確認する |
| 月の途中の状況 | 月末に作る運用では、月中の確認に別途集計が必要 | 記録が入っていればその時点の数字を見られる |
ポイントは、集計のための入力をしないことです。反響が来たら反響を1件、案内したら活動を1件、契約したら契約を1件、という日々の業務の記録をそのまま数えます。Excelで続ける場合も、担当者ごとのファイルをやめて1つの表に1件1行で記録し、集計はピボットテーブルなどで記録から出す形にすると、転記の手間は減らせます。複数人で入力する場合は、共同編集に対応したExcelと保存先を使い、同じセルを同時に編集しない運用を決めておきます。
7plus が BizBlock の不動産パッケージを設計するときも、集計表を別に作るのではなく、反響・商談・活動・契約の記録から個人別・経営ダッシュボードを出す考え方をとっています。必要な事業・画面から始め、集計の切り口を変えたいときのレポート作成や画面変更は、月5時間のサポートの範囲で 7plus が行う形です。どの道具を使う場合でも、記録が日々残っていないと画面の数字は正しくならない点は同じです。
どの集計表から置き換えるか
答え: 元データがすでに1か所にあり、数え方の定義が単純で、毎月必ず使う表から置き換えます。計算ルールが多い売上や歩合の表は後に回します。
洗い出した表を、次の基準で並べてみてください。
| 判断基準 | 先に置き換える | 後に回す |
|---|---|---|
| 元データの場所 | すでに1か所に記録している | 担当者ごと・紙・社外のシステム |
| 数え方の定義 | 「1件を1つ」と数えるだけ | 折半・按分・計上日の判断がある |
| 使う頻度 | 毎月・毎週 | 年に数回 |
| 数字が違ったときの影響 | 会議の参考程度 | 給与・歩合・決算に直結する |
この基準で並べると、多くの場合は次の順番になります。
- 反響数（媒体別・月別）: 反響を1件ずつ記録していれば、数えるだけで出せる
- 担当者別の活動数・商談数: 活動と商談を担当者つきで記録すれば出せる。日々の記録の定着が前提
- 契約数: 契約を1件ずつ記録する。契約日をどの日にするかの定義が必要
- 売上・歩合: 折半や計上の基準、承認の流れまで決めてから置き換える
1枚目は、置き換えたときに「月末の作業が1つ減った」と実感できる表を選ぶと、次の表に進みやすくなります。
置き換える前に定義をそろえる
答え: 手作業の集計表には、作る人の頭の中にだけある数え方のルールが含まれています。何を1件と数えるか、どの日付で数えるか、誰の実績にするかを文書にしてから置き換えます。
定義をそろえずに置き換えると、画面の数字と今までの表の数字が合わず、「やはり手で作ったほうが正しい」と元に戻ってしまいます。最低限、次の4点は決めておきます。
| 決めること | 例（仮の例） |
|---|---|
| 何を1件と数えるか | 同じお客様から同じ月に2回反響が来たら1件とするか2件とするか |
| どの日付で数えるか | 反響は受信日、契約は契約日、売上は決済日など |
| 誰の実績にするか | 反響を受けた人か、最終的な担当者か。共同担当の扱い |
| 何を除くか | 重複・いたずら・営業メールなど対象外にするもの |
反響の数え方は反響単価を出す前に揃える4つの定義｜比較できる数字にする、異動があったときの担当者別の数字は人事異動で過去の数字がずれる問題所属をその時点で残すで詳しく扱っています。
決めた定義は、集計画面の近くや社内の手順書に書いておきます。後から見た人が「この数字は何を数えているか」を確認できるようにするためです。
並行期間の進め方
答え: 1〜2か月は手作業の表と、記録から出した数字を並べて突き合わせます。数字が合うようになったら、手作業の表を作るのをやめます。
- 置き換える表を1枚決め、その月から記録の入力を始める
- 月末に、従来どおりの手作業の表と、記録から出した数字を並べる
- 差が出たら、原因が「定義の違い」か「記録の入れ漏れ」かを分けて確認する
- 定義の違いなら定義書を直し、入れ漏れなら入力のタイミングを決め直す
- 差がなくなった、または差の理由を説明できるようになったら、手作業の表をやめる
やめたあとも、過去の手作業の表は消さずに保管しておくと、前年との比較に使えます。
手作業の集計表を残したほうがよいケース
答え: 作る手間が小さい表、元データを取り込めない表、記録の入力がまだ定着していない段階では、無理に置き換えないほうがよい場合があります。
- 年に数回しか使わない表: 置き換えの準備のほうが手間になることがある
- 件数が少なく、手作業でも数分で終わる表: 置き換える効果が小さい
- 元データが会計ソフトなど社外のシステムにあり、取り込めない表: 取り込み方を決めるまでは手作業のほうが確実
- 日々の記録が入っていない段階: 記録から出した数字が実態より少なく見え、判断を誤る。先に記録の定着を優先する
- 毎回切り口を変えて作る分析資料: 定型の集計ではないので、記録を書き出してから個別に分析するほうが向いている
すべての表をやめることが目的ではありません。毎月同じ形で作っている表から順に減らしていくのが現実的です。
よくある質問
Excelのままでも集計表づくりは減らせますか？
減らせます。担当者ごとのファイルをやめて1つの表に1件1行で記録し、媒体名や担当者名は選択式にして表記をそろえ、集計はピボットテーブルで出す形にすると、転記と表記の手直しは減ります。複数人での入力は共同編集で対応できる場合があります。そのうえで、権限の管理や入力の履歴、外出先からの記録といった要件を満たせなくなってきたら、別のシステムへの移行を検討する目安になります。
担当者が記録を入れてくれないと、集計が正しくなりません。
その通りです。集計を記録から出す形に変えると、入力漏れがそのまま数字の差になって見えるようになります。最初は入力する項目を絞り、「反響を受けたら」「案内したら」など入力するタイミングを決めておくと定着しやすくなります。並行期間に差が出た担当者と一緒に原因を確認するのも有効です。
まとめ
毎月の集計表づくりを減らす近道は、表を作る作業を速くすることではなく、集計の元になる記録を1件1行で、集計に使える形で残し、集計はそこから出すことです。まずは今作っている集計表を書き出し、元データの場所と手作業の内容を確認してください。そのうえで、反響数のように元データがそろっていて定義が単純な表を1枚選び、数え方の定義を決めて、1〜2か月の並行期間から始めてみましょう。
月末に集計表を作らず、記録から数字を見たい方へ
BizBlock の不動産パッケージでは、反響・商談・活動・契約の記録から個人別・経営ダッシュボードを出します。必要な事業・画面から始められ、レポートの作成や画面の変更は月5時間のサポートの範囲で 7plus が行います。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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