Excelのマクロ・関数が一人にしか分からないとき｜異動・退職前にやること

回答: 顧客台帳や集計表のマクロ・複雑な関数を作った人しか直せない状態なら、その人が異動・退職する前に、どのファイルで何が自動で動いているかを書き出し、手順書と代わりの担当を決めることが先です。進め方は、①マクロ・関数を使っているファイルの棚卸し、②それぞれが「何を受け取り、何をして、何を出すか」の書き出し、③止まったときの手順書と代わりの担当の決定、④Excelで続けるか、仕組みを移すかの判断、の順です。作成者がまだ社内にいるうちに①〜③を一緒に行うのが前提で、すでに不在の場合は、動かして結果を確かめながら書き出すことになります。Google Apps Script（GAS）など別の自作の仕組みは対象外とし、ここではExcelのマクロと関数に絞ります（GASの引き継ぎはGAS自作の属人化リスク｜担当者交代に備える引き継ぎのポイントで扱っています）。

この記事でわかること

• 属人化したマクロ・関数が困るのはどんな場面か
• 棚卸しで書き出す項目
• 手順書と代わりの担当の決め方
• Excelで続ける場合と仕組みを移す場合の判断基準

作った人しか直せないと、何が困るのか

答え: 普段は動いていても、表の形が変わったときや、結果がおかしいときに誰も直せないことが問題になります。

顧客台帳の転記マクロ、月末の集計ボタン、担当者別の件数を出す長い関数。作った人がいるうちは、困ったらその人に聞けば済みます。困るのは次のような場面です。

• 列を1つ追加したら、集計の数字が合わなくなった
• 担当者が増えたのに、集計表に新しい担当者が出てこない
• ファイルの保存場所やファイル名を変えたら、マクロがエラーで止まった
• Excelの更新やパソコンの入れ替えのあと、マクロが動かなくなった

このとき作った人が異動・退職していると、「なぜその数字になるのか」を誰も説明できません。数字が間違ったまま会議資料に使われることもあります。

まず棚卸しする：どのファイルで何が動いているか

答え: マクロ・関数を使っているファイルを一覧にし、ファイルごとに「何を受け取り、何をして、何を出すか」を書き出します。

最初に、対象になるファイルを集めます。拡張子が「.xlsm」のファイル（マクロ付き）、ボタンを押して使うファイル、毎月コピーして使っている集計表が候補です。作成者に「自分しか直せないファイルはどれか」を聞くのが一番早い方法です。

ファイルごとに、次の表を埋めます。

書き出す項目	内容	例（仮の例）
ファイル名と保存場所	どこにある、どのファイルか	共有フォルダの「顧客台帳.xlsm」
使う人・使う時期	誰が、いつ使うか	事務担当が毎月末に使う
受け取るもの	どのシート・どの列を読むか	「反響一覧」シートの日付・媒体・担当者列
していること	何を計算・転記・削除するか	当月分を担当者別に数え、「月次集計」シートに書く
出すもの	どこに何が出るか	「月次集計」シートの表、会議資料に貼る
前提になっていること	動くための条件	列の並び順、シート名、ファイル名、担当者名の書き方
止まったときの症状	よくあるエラーや異常	担当者が増えると行が足りない

特に大事なのは前提になっていることです。マクロや関数は「C列が日付」「シート名が『反響一覧』」のような前提で作られていることが多く、表を少し変えただけで結果が変わります。作成者本人にも、聞かれるまで意識していない前提があります。

関数は、どのセルにどんな式が入っているかを見れば追えます。Excelの「数式の表示」や「参照元のトレース」を使うと、どのセルを見ているかを確認できます。マクロは、作成者に画面を見せてもらいながら、処理の順番を日本語の箇条書きにしてもらうのが現実的です。コードそのものを全員が読めるようにする必要はありません。

手順書と代わりの担当を決める

答え: 手順書には普段の使い方と、止まったときにまず確認することだけを書き、直せる人を作成者以外にもう1人決めます。

手順書は長くすると読まれません。1ファイルにつき、まずは次の3つを基本にします。

1. 普段の使い方: いつ、どのボタンを押すか、何を入力してから動かすか
2. 結果の確かめ方: 合計件数を元の表と照らし合わせる、など正しく動いたかを見る方法
3. 止まったとき: まず確認すること（列やシート名を変えていないか、ファイルの場所は正しいか）と、それでも直らないときの連絡先

データの削除・上書きや別ファイルへの転記を伴う処理の場合は、バックアップからの戻し方、再実行してよい条件、二重に処理されていないかの確認方法も書いておきます。

代わりの担当は、作成者と一緒に一度は実際に動かし、わざと列を1つ増やすなど、止まったときの直し方を見ておくと安心です。代わりの担当を決められない場合は、作成者の不在時に社内で修正できなくなる可能性を踏まえ、外部への保守の依頼や、次の判断（仕組みの移行）を検討します。

あわせて、元のファイルのコピーを日付付きで残しておきます。手を入れて動かなくなったときに、戻せる状態にしておくためです。

Excelで続けるか、仕組みを移すか

答え: 処理が単純で、表の形がめったに変わらず、代わりの担当がいるならExcelで続けて構いません。複数人が同時に使う顧客台帳や、表の形が頻繁に変わるものは、仕組みを移すことを検討します。

判断の観点	Excelで続けやすい	仕組みの移行を検討する
使う人数	1〜2人が順番に使う	複数人が同時に入力・閲覧する
表の形の変化	列や担当者がめったに変わらない	担当者・項目・事業の追加が多い
処理の中身	集計・転記など単純な処理	複数ファイルをまたぐ処理、条件分岐が多い
直せる人	作成者以外にも直せる人がいる	作成者しか直せず、代わりの担当を作れない
止まったときの影響	数日止まっても手作業で補える	止まると顧客対応や締めに影響する

Excelで続ける場合は、棚卸し表と手順書を年に1回見直し、表の形を変えるときは事前に代わりの担当へ相談するルールにします。どの程度で移行を考えるかの全体の目安は、Excelの顧客台帳、そろそろ限界?移行を判断する基準でも整理しています。

仕組みを移す場合も、棚卸し表はそのまま役に立ちます。「何を受け取り、何をして、何を出すか」が書いてあれば、移行先でどの項目・どの集計が必要かを決めやすくなります。

7plus が BizBlock の不動産パッケージを設計するときも、項目追加や画面変更を社内の一人に頼る形にしないことを大事にしています。項目追加や画面変更は月額に含まれる月5時間の構築・運用サポートの中で 7plus が行い（超える分や新規開発は別途相談）、必要な事業・画面から始めて広げる構成です。ただし、1〜2人で使う単純な集計表まで移す必要はなく、Excelのほうが手軽な場面もあります。

向かないケース・注意点

答え: 作成者が不在で、マクロの中身を誰も確認できない場合は、無理に手を入れず、結果を手計算で確かめられる範囲から整理します。

• 作成者がすでに退職していて、中身が分からないマクロは、いきなり書き換えない。まず元のファイルを残し、何を出しているかを結果から確認する
• 外部の業者が作ったマクロは、修正の範囲や連絡先を契約書・やり取りで確認してから手を入れる
• 顧客の個人情報を含むファイルを、検証のために個人のパソコンやメールに持ち出さない

よくある質問

マクロのコードを読める人がいません。棚卸しはできますか？

できます。棚卸しで必要なのはコードの解読ではなく、「何を読み、何をして、何を出すか」と「動くための前提」です。作成者に画面を見せてもらいながら日本語で箇条書きにするか、作成者がいなければ、動かす前後で表がどう変わるかを比べて書き出します。

関数だけのファイルでも属人化しますか？

します。複数のシートを参照する長い式や、入れ子になった条件式は、作った人以外が読み解くのに時間がかかります。式が何を数えているかを、表の近くにメモとして書いておくだけでも、後から確認しやすくなります。

まとめ

Excelのマクロ・関数が一人にしか分からない状態は、作成者がいるうちに整理するのが一番負担が少なく済みます。対象ファイルを集め、何を受け取り、何をして、何を出すかと、動くための前提を書き出し、手順書と代わりの担当を決めるところまでを、異動・退職の前に終えておきましょう。そのうえで、人数・表の変化・止まったときの影響を見て、Excelで続けるか仕組みを移すかを判断します。まずは「自分しか直せないファイルはどれか」を作成者に聞くところから始めてみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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