CRMは次の行動を決める場所｜使われるCRMの考え方

回答: CRMが「会議の前にまとめて入力するもの」になっているなら、入力を減らす工夫より先に、開いた人が最初に何を見て、何を決めるのかを決めることが対策になります。営業担当なら「今日対応する商談」、店長なら「次の予定がない商談」のように、役割ごとに最初の画面を決め、その画面に出すために必要な入力だけを残します。対応を続ける商談では記録を次の予定とセットで入れ（対応完了・失注・連絡拒否などは予定を作らず、終了理由や連絡の可否を残します）、入力項目にはそれぞれ「誰が何を決めるのに使うか」を書きます。担当者が少なく、全員が全部の商談を口頭で把握できている規模では、ここまでの設計は要らないこともあります。

この記事でわかること

• 入力のための入力になるCRMと、次の行動を決めるCRMの違い
• 役割ごとに、画面を開いて最初に見るもの
• 記録と予定をセットにする理由と形
• 入力項目を判断に結び付ける手順
• 向かないケースと注意点

入力する場所と、次の行動を決める場所の違い

答え: 違いは、入力した情報が、誰かの今日の行動に使われているかどうかです。使われない入力は、報告のための作業になり、後回しにされます。

観点	入力する場所になっているCRM	次の行動を決める場所になっているCRM
開いて最初に見るもの	顧客の一覧、入力画面	今日対応する商談、期限を過ぎた予定
入力するタイミング	会議や報告の前にまとめて	対応した直後に
入力する理由	上司に求められるから	次に誰が何をするかを決めるため
入力項目の決め方	「あとで分析に使えそう」で足す	「この判断に使う」で残す
店長の使い方	月末に集計を見る	毎朝・毎週、止まっている商談を見る

入力のための入力になっている兆候は、「会議の直前に入力が増える」「入力しても誰からも反応がない」「項目は多いのに、今日やることはCRM以外で確認している」の3つです。導入したCRMが使われなくなる流れ全体は「導入したのに使われないCRM」を卒業する方法で扱っています。本記事では、そのうち「画面を開いた人が何を見るか」に絞って考えます。

画面を開いた人がまず何を見るか

答え: 役割ごとに、朝いちばんに開く画面を1つ決め、そこに「今日決めること」に必要な一覧だけを出します。

役割	最初に見るもの	その場で決めること
営業担当	予定日が今日の活動・ToDo、期限を過ぎた予定	今日どの順で誰に連絡するか
店長・営業責任者	次の予定が入っていない進行中の商談、期限切れの予定の担当者別件数	誰に声をかけるか、担当を替えるか
事務・業務担当	契約・決済・書類の期日が近い商談	何の準備を今日進めるか
経営者	反響・案内・契約の件数の推移	人の配置や広告の見直しが必要か

ポイントは、一覧が「やること」になっていることです。顧客の一覧を開いても、そこから今日の行動を探す必要があるなら、担当者はCRMを開かずに手元のメモで動くようになります。今日対応する商談の順番の付け方は、追客の優先順位を決める3つの基準｜今日誰に電話するかの考え方が使えます。

記録と予定をセットにする

答え: 対応を続ける商談では、活動を記録するときに、次に何をいつするかまで同じ入力で入れます。記録だけでは過去の日記になり、予定だけでは根拠が分からないためです。対応完了・失注・連絡拒否などで次の予定が不要な場合は、予定を作らず、終了理由や連絡の可否を記録します。

1回の入力で残すもの:

• 何をしたか（電話・案内・メールなど）
• どうなったか（お客様の反応、決まったこと）
• 次に何をするか、いつするか

記録は商談ごとに時系列で並べ、予定は日付で並ぶ一覧に出すと、同じ入力が2つの使われ方をします。担当者は予定の一覧で今日やることを確認し、別の人が対応するときや店長が状況を見るときは、時系列の記録で経緯を追えます。

入力項目を判断に結び付ける

答え: 入力項目ごとに「誰が、いつ、何を決めるのに使うか」を書き出し、書けない項目は任意にするか、見直しの候補にします。

入力項目（仮の例）	使う人	決めること
次回対応日	営業担当	今日連絡するかどうか
購入希望の時期	営業担当・店長	追客の頻度、優先順位
商談のフェーズ	店長	どの段階で止まっている商談に声をかけるか
反響の媒体	経営者	広告費の配分を見直すか
連絡拒否・希望する連絡手段	全員	連絡してよいか、どの手段で連絡するか
趣味・家族構成の詳細	（書けない）	任意にする、または備考にまとめる

この表を作ると、「使い道が書けない必須項目」が見つかります。必須にしたまま残すと、入力が負担になり、空欄や仮の値が増えて、他の項目の信頼性まで下がります。導入時に最初から入れる項目をどう絞るかはCRMの入力項目の決め方｜最初から入れる項目を絞る基準で扱っています。本記事の表は、すでに運用中のCRMを見直すときにも使えます。

今のCRMを見直す手順

答え: 役割ごとの最初の画面を決め、そこから逆算して記録の形と入力項目を見直します。

1. 役割ごとに、朝開く画面を1つ決める（営業担当・店長・事務など）
2. その画面に出す一覧の条件を書く（例: 予定日が今日以前で、未完了の活動・ToDo）
3. 条件に必要な入力を洗い出す（予定日、完了したかどうか、担当者など）
4. 記録の画面に次の予定を入れる欄を置く（記録と同じ流れで入れられる位置に）
5. 1か月後に確認する: 開かれていない画面、使い道が書けない項目、期限切れのまま放置されている予定を見直す

一度に全部を変えず、まず営業担当の「今日の一覧」だけを作って、1か月使ってから店長の画面に広げると、現場の負担を見ながら進められます。

向かないケースと注意点

答え: 担当者が少なく、全員が全商談を口頭で把握できる規模では、ここまでの設計は要らないことがあります。また、予定を入れること自体が目的になると、形だけの予定が一覧を埋めます。

• 担当者が数名で、毎朝の打ち合わせで全商談を確認できている
• 反響への即時対応が中心で、数日先の予定がほとんど発生しない業務
• 予定の数だけを評価すると、意味のない予定（「様子見」だけの予定）が増える

形だけの予定を防ぐには、期限を過ぎた予定をどう扱うか（その日のうちに完了・延期・終了のどれかにする）を決めておき、店長が期限切れの偏りを週に1回見ることが役立ちます。

7plus が BizBlock の不動産パッケージで大事にしていること

答え: 「開くと今日やることが分かる」ことを、画面の起点にしています。

7plus が BizBlock の不動産パッケージを設計するときは、活動・ToDoを予定日で一覧にして今日対応するお客様を確認でき、記録した活動は商談のタイムラインに時系列で残る形を基本にしています。個人別・経営のダッシュボードで担当者と店舗の状況を見られ、外出先でもスマートフォンで顧客を探して活動を残せます。必要な事業・画面から始め、画面の変更や項目の追加は、月額に含まれる月5時間の構築・運用サポートの範囲で 7plus が行います。どのシステムを使う場合でも、どの画面を起点にするかは会社の運用によって変わるため、本記事の手順で役割ごとの「最初に見る画面」を先に決めておくことをおすすめします。

よくある質問

入力項目を減らせば、CRMは使われるようになりますか？

減らすことは負担を下げますが、それだけでは開く理由が生まれません。入力した情報が今日の一覧や店長の確認に使われ、入力した本人の行動が楽になる形にしてはじめて、入力が続きやすくなります。

予定が多すぎて、今日の一覧が埋まってしまいます。

予定の入れ方より、期限を過ぎた予定の扱いを先に見直します。過ぎた予定を毎日、完了・延期・終了のどれかにする運用にすると、一覧が今日やることだけに近づきます。担当件数そのものが多い場合は、役割分担の見直しも必要です。

店長は毎日CRMを見るべきですか？

毎日でなくても、週に1回、次の予定がない商談と期限切れの予定の偏りを見るだけで、担当者に個別に聞いて回る回数を減らせます。見る曜日と画面を決めておくと続きやすくなります。

まとめ

CRMを使い続けてもらうには、入力の負担を減らすことに加え、開いた人が何を見て何を決めるかを明確にすることが大切です。役割ごとに最初の画面を1つ決め、対応を続ける商談では記録を次の予定とセットで入れ、入力項目には使い道を書いてください。まずは営業担当の「今日対応する商談」の一覧を1つ作り、その一覧を出すために足りない入力が何かを確認するところから始めてみましょう。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

詳しくはこちら → https://7plus.jp/