スプレッドシートの色分け管理をやめる｜色をステータスに置き換える方法

回答: 顧客や商談の一覧をセルの色で「追客中」「申込」「失注」と塗り分けていて、色の意味が人によって違う、件数を数えるたびに目で追っている、という場合は、色を「ステータス」という1つの列に置き換えるのが対策です。手順は、①今使われている色と意味を棚卸しする、②進み具合だけをステータスの選択肢にし、それぞれの定義を書く、③プルダウンで選ぶ形にして、色はステータスから自動で付ける、の3段階です。一人で使う一時的な表や、行数が少なく全体が一目で見渡せる表なら、色分けのままでも困らないことがあります。

この記事でわかること

• 色分け管理で起きる問題
• 色の意味を棚卸しする方法
• ステータスの選択肢と定義の決め方
• 色からステータスへ移す手順
• ステータスを増やしすぎない基準

色分け管理で何が起きるのか

答え: 色の意味が人によってずれ、誰がいつ何の意味で塗ったのか分からなくなること、そして色ごとの件数を数えにくいことが主な問題です。

色分けは始めるのが簡単です。「申込が入ったら黄色」と決めれば、その日から使えます。ただ、運用が続くと次のようなことが起きます。

起きること	具体的な場面（仮の例）
意味が人によって違う	Aさんの黄色は「申込」、Bさんの黄色は「要注意のお客様」
色が増え続ける	薄い黄色、濃い黄色、オレンジが別の意味で混在する
件数を数えにくい	「今月の申込は何件？」に、色を目で数えて答えている
変わった時期が残らない	いつ「追客中」から「申込」に変わったか分からない
見え方に左右される	色の見分けにくさ、白黒印刷、スマートフォンの小さな画面で読み取りにくい

並べ替えや絞り込みは、表計算ソフトの「色で並べ替え・色でフィルタ」で一定はできます。ただ、色ごとの件数を関数で数える、月ごとに推移を見る、といった集計は標準の関数だけでは組みにくく、結局は目で数えることになりがちです。

まず色の意味を棚卸しする

答え: 今使われている色を全部書き出し、それぞれの色が何を表しているかを担当者に聞いて一覧にします。ここで「進み具合」と「それ以外」を分けるのが要点です。

棚卸しの手順:

1. 表の中で使われている色（文字色・塗りつぶしの両方）を書き出す
2. 色ごとに、担当者それぞれに「この色は何の意味で塗っているか」を聞く
3. 同じ色に複数の意味がある、同じ意味に複数の色がある、を洗い出す
4. 意味を「進み具合」「注意の印」「個人のメモ」に分類する

色	聞き取った意味（仮の例）	分類	移す先
黄	申込あり／要注意（人により違う）	進み具合＋注意の印	ステータス「申込」／注意の欄
緑	案内済み	進み具合	ステータス「案内済」
灰	失注、連絡がつかない	進み具合（要確認）	追客を終えた行は「失注」＋失注理由。追客を続けている行は実際の進み具合のステータス＋連絡状況の欄
赤字	今週中に電話する	個人のメモ	次回対応日・ToDo
青	上司に相談中	注意の印	備考または確認待ちの欄

色の多くは、進み具合のほかに「注意してほしい」「自分の予定」を兼ねています。これを全部ステータスに入れようとすると選択肢が増えすぎるので、進み具合だけをステータスにし、それ以外は別の列に移します。

ステータスの選択肢と定義を決める

答え: ステータスは進み具合の1つの軸だけにし、各選択肢に「何が起きたらこの状態か」を1行で定義します。

ステータス（仮の例）	定義（この状態に入る条件）	次にすること
新規	反響が入り、まだ連絡がついていない	初回連絡
追客中	連絡がつき、希望条件を聞いている	物件の紹介・案内の提案
案内済	1回以上、物件を案内した	検討状況の確認
申込	購入申込書を受け取った	契約の準備
契約	売買契約を結んだ	決済・引渡しの準備
失注	他社で決まった、購入をやめた等で追客を終えた	失注理由を記録

定義は「状態の名前」ではなく「入る条件」で書くと、人による判断の差が小さくなります。たとえば「追客中」を「追いかけている」と書くと人によって範囲が変わりますが、「連絡がつき、希望条件を聞いている」と書けば、どこから追客中かが揃います。

失注の理由（他社で決定、予算、連絡不通など）は、ステータスに「失注（他社）」「失注（予算）」と分けて持たせず、失注理由の列を別に作ると、ステータスの数を増やさずに集計できます。

ステータスを増やしすぎない基準

答え: 新しいステータスを足す前に、「その状態で次にすることが変わるか」「集計で分けて見たいか」を確認し、どちらでもなければ足さずに別の列で表します。

追加を判断するときのチェック:

• その状態になると、次の行動が他の状態と変わるか
• 会議や集計で、その状態の件数を分けて見たいか
• 月に一定の件数があるか（ほとんど使わない選択肢は迷いを増やす）
• 失注理由・注意の印・次回対応日など、別の列で表せないか
• 隣のステータスとの境目を1行で説明できるか

運用が長くなると、例外のたびに選択肢が足され、似た状態が並びがちです。何年も使ったときに起きることはCRMを何年も運用すると起きることフェーズと選択肢が増え続けるで整理しています。

色からステータスへ移す手順

答え: 新しい列を作って既存の行にステータスを入れ、色はステータスから自動で付くようにしてから、手で塗るのをやめます。

1. ステータスの列を追加する: プルダウン（データの入力規則）で、決めた選択肢だけを選べるようにする
2. 既存の行に値を入れる: 担当者ごとに自分の行を、棚卸しの表を見ながら埋める。迷う行は一覧にして確認する
3. 色は条件付き書式で付ける: 「ステータスが申込なら黄色」のように、色をステータスから自動で出す。色は見やすさの補助にし、意味はステータスの列が持つ
4. 手で塗るのをやめる日を決める: その日以降、塗りつぶしで意味を表さないことを周知する
5. 1〜2週間後に確認する: ステータスが空の行、定義と合わない値がないかを見て、定義の書き方を直す

ステータスの列が持つのは「今の状態」だけで、過去の推移は残りません。月ごとの申込件数を数えたい場合は「申込日」などの日付の列を設け、状態の変わり方を追いたい場合は、変更日・変更前後のステータスを別の履歴の表に記録します。

プルダウンを作っても、入力ルールが守られないことはあります。よくある原因と対策はExcelの入力ルールが守られない、よくある原因と対策で扱っています。

向かないケースと、色を残してよい場面

答え: 一人だけが使う一時的な表や、行数が少なく全体が一目で分かる表なら、色分けのままでも困らないことがあります。色が条件付き書式で自動に付いているなら、色を使うこと自体は問題ありません。

• 一人で使い、集計もしない作業用の表
• 数十行程度で、全員が全行を把握できている表
• 期間が決まった一時的な作業（例: イベントの参加者確認）

問題になるのは、色そのものが意味を持ち、人が手で塗っている状態です。複数人で使い、件数を数えたり、会議で状況を確認したりする表は、ステータスの列に移す価値があります。

システムに移すときの考え方

答え: 顧客管理システムに移す場合も、選択肢と定義を先に決めておくと、移行先の画面でそのまま使えます。

7plus が BizBlock の不動産パッケージを設計するときも、売買仲介の商談は色ではなくフェーズで進み具合を管理し、必要な事業・画面から始めて、運用に合わせて広げる考え方を取っています。選択肢の追加や画面の変更は、月額に含まれる月5時間の構築・運用サポートの範囲で 7plus が行います。どのシステムを使う場合でも、本記事の棚卸しと定義づくりを先に済ませておくと、移行後に選択肢が増えすぎるのを防げます。

よくある質問

色をやめると一覧が見づらくなりませんか？

色をやめる必要はありません。色をステータスから条件付き書式で自動に付ければ、見た目は今と近いまま、意味はステータスの列に残ります。手で塗った色と自動の色が混ざらないよう、手で塗るのをやめる日を決めておくことが大切です。

「要注意のお客様」はステータスに入れるべきですか？

進み具合とは別の軸なので、ステータスには入れず、注意の印や備考の列に分けるのがおすすめです。ステータスに混ぜると「申込かつ要注意」のような組み合わせを表せなくなり、選択肢が増える原因になります。

既存の行が多くて、ステータスを入れきれません。

進行中の行から先に入れ、完了・失注が確定している古い行は後回しにする方法があります。古い行は「色の意味が分かる人がいるうちに」入れておくと、後で迷う行を減らせます。

まとめ

セルの色で状態を表す管理は、始めやすい反面、意味のずれと集計のしにくさが残ります。まず今使われている色と意味を棚卸しし、進み具合だけをステータスにして、各選択肢を「入る条件」で定義してください。色は条件付き書式で自動に付け、手で塗るのをやめる日を決めます。最初の一歩として、今の表で使われている色を全部書き出し、担当者ごとの意味を並べてみましょう。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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