小さな不動産会社のCRM導入｜最初の3か月でやること

回答: 数名〜数十名の不動産会社がCRMを入れたら、最初の3か月は1か月目に「使う範囲」と「入力ルール」を決め、2か月目に毎日の運用と確認を回し、3か月目に見直して次に広げる範囲を決める、という順で進めると、途中で止まりにくくなります。最初から全業務を載せようとせず、まず1つの業務（例: 反響から商談まで）に絞るのがポイントです。この記事は、CRMの選定が終わり、これから社内で使い始める段階の会社を想定しています。どのCRMを選ぶかを検討中の段階や、すでに数年運用していて見直しをしたい場合は、進め方が変わります。

この記事でわかること

• 導入後3か月を月ごとに分けて進める理由
• 1か月目: 使う範囲と入力ルールの決め方
• 2か月目: 毎日の運用と、経営者・店長の確認のしかた
• 3か月目: 見直しの観点と、次に広げる範囲の選び方
• この進め方が合わないケース

なぜ「最初の3か月」を区切って考えるのか

答え: 導入直後は、入力のしかたや使う場面が人によってばらつきやすく、そのまま放置すると「入れたけれど使われない」状態になりやすいからです。期間を区切ると、何をいつ決めるかが社内で共有しやすくなります。

システム担当を専任で置けず、経営者や店長が営業と兼ねて導入を進める会社では、日々の業務に押されて、設定後の運用ルールの共有が後回しになり、「設定は済んだが、使い方は各自に任せたまま」になることがあります。

3か月という区切りに決まりがあるわけではありません。ただ、月ごとに「決める」「回す」「見直す」と役割を分けておくと、どの時点で何を判断するかがはっきりします。導入しても使われなくなる原因そのものは「導入したのに使われないCRM」を卒業する方法で扱っています。この記事は、その手前で最初の3か月をどう計画するかに絞ります。

全体の流れは次のとおりです（仮の例）。

時期	目的	主にやること	月末に決めること
1か月目	決める	使う範囲、入力ルール、担当を決める	2か月目から全員が守る入力ルール
2か月目	回す	毎日の入力と、週1回の確認を続ける	守れていないルールと、その理由
3か月目	見直す	項目・ルールを直し、次に広げる範囲を選ぶ	4か月目以降に載せる業務

1か月目: 使う範囲と入力ルールを決める

答え: 最初の1か月は、CRMに載せる業務を1つに絞り、その業務で入力する項目とタイミングを決めることに使います。

使う範囲を1つに絞る

最初に載せる業務は、毎日発生し、記録が残っていないと困る業務が向いています。売買仲介の会社なら「反響が来てから商談になるまで」、賃貸の会社なら「問い合わせから案内まで」などです。

範囲を絞る理由は、入力する人・項目・確認する人を少なくして、ルールを守れているかを確かめやすくするためです。契約・売上・物件管理まで一度に載せると、入力の負担が増え、どこでつまずいているのかもわかりにくくなります。

入力ルールを決める

範囲が決まったら、次の4つを決めて紙1枚程度にまとめます。

決めること	内容	例（仮の例）
入力する項目	必ず入れる項目と、任意の項目	必須: 氏名、連絡先、反響媒体、担当者、次回対応日
入力するタイミング	いつまでに入れるか	反響を受けたその日のうち、活動のあとはその場で
入力する人	誰が入れるか	反響の登録は事務担当、活動は営業担当
選択肢の言葉	状態や媒体の呼び方をそろえる	「追客中」「案内済」など、社内で使う言葉に合わせる

項目は、最初から多く持たないほうが続きます。何を必須にするかの判断基準はCRMの入力項目の決め方｜最初から入れる項目を絞る基準で整理しています。

既存データをどこまで移すか決める

Excelや紙の顧客台帳がある場合、すべてを移す必要はありません。たとえば「直近で動いている顧客だけ移し、それ以前はExcelを参照用として残す」という分け方もあります。移す範囲と、移す人・期限を1か月目のうちに決めておきます。

1か月目の終わりに確認すること

• 使う範囲と入力ルールが、紙やファイルで全員に共有されている
• 入力する人ごとに、ログインと基本操作ができる
• 既存データの移行範囲が決まり、移行が終わっている（または期限が決まっている）

2か月目: 毎日の運用と確認を回す

答え: 2か月目は新しいことを増やさず、決めたルールで毎日入力し、経営者や店長が週1回確認することを続けます。

毎日の運用

担当者は、1か月目に決めたタイミングで入力します。2か月目に大切なのは、CRM以外の場所に同じ情報を書かないことです。Excelやホワイトボードにも同じ情報を書き続ける場合、更新内容が食い違うと、どちらを参照すべきか迷う原因になります。並行して残すものがある場合は、どちらを正本にするか、何に使うか、いつ終えるかを決めておきます。

週1回の確認

経営者・店長は、週に1回、決まった曜日に次の点を確認します。

確認すること	見るもの	気になったときの対応
入力が止まっていないか	担当者ごとの今週の登録件数・活動件数	件数が極端に少ない人に、困っている点を聞く
必須項目が埋まっているか	必須項目が空欄の顧客・商談	どの項目が空きやすいかを記録しておく
次の予定が入っているか	次回対応日が空欄、または過ぎている商談	担当者と一緒に予定を入れる

確認の目的は、守れていない人を責めることではなく、ルールのどこが現場に合っていないかを集めることです。「この項目はその場ではわからない」「入力のタイミングが合わない」といった声は、3か月目の見直しの材料になります。

会議でCRMの画面を使う

週の営業会議や朝礼で、CRMの一覧画面を見ながら話すようにすると、「入力しておかないと会議で困る」状態になり、入力が続きやすくなります。別に作った報告用の表を使い続けると、CRMへの入力が後回しになりやすいので注意します。

3か月目: 見直しと、次に広げる範囲を決める

答え: 3か月目は、2か月目に集めた声をもとに項目と入力ルールを直し、そのうえで次にCRMへ載せる業務を1つ選びます。

項目と入力ルールの見直し

次の観点で見直します。

• ほとんど入力されていない項目は、本当に必要か（不要なら削る、任意にする）
• 入力のタイミングが合わず、後でまとめて入れている項目はないか
• 選択肢の言葉が人によって違う使われ方をしていないか
• 会議や確認で「この情報が無い」と困った項目はないか（必要なら追加する）

見直した内容は、1か月目に作ったルールの紙を更新して、全員に共有し直します。

次に広げる範囲を選ぶ

最初の業務が回り始めたら、次に載せる業務を1つ選びます。選ぶときの目安は次のとおりです。

目安	例（仮の例）
今の業務とつながっている	反響〜商談の次に、査定・媒介や契約報告を載せる
二重に書いている表がある	契約の報告をExcelと口頭で二重にしている
確認する人が困っている	店長が毎月、数字を手で集計している

一度に2つ以上広げると、1か月目と同じ「決める」作業が重なって負担が大きくなります。広げるときも、1つずつ「決める→回す→見直す」を繰り返すほうが進めやすくなります。

3か月目の終わりに確認すること

• 見直したルールが共有されている
• 次に載せる業務と、その業務の「決める」期間の担当者が決まっている
• 経営者・店長の週1回の確認が、予定として続いている

この進め方が合わないケース

答え: 次のような場合は、3か月の区切りや「1業務から」の進め方をそのまま当てはめないほうがよいことがあります。

• 複数の業務を同時に切り替えないと業務が回らない場合: 例えば、今使っているシステムの契約終了が近く、全業務を一度に移す必要があるときは、移行計画を先に立てる必要があります
• 入力する人が1〜2名だけの場合: 確認の仕組みより、まず入力の手間を減らす工夫のほうが効果的なことがあります
• CRMの選定がまだ終わっていない場合: 先に何を管理したいのかを整理し、その条件で選ぶ段階です

よくある質問

3か月たっても入力が定着しない場合はどうすればよいですか？

2か月目の確認で集めた声を見直し、入力項目が多すぎないか、入力するタイミングが業務の流れに合っているかを確認します。それでも定着しない場合は、使う範囲をさらに狭める、入力する人を絞るなど、もう一段小さくして「回す」期間をやり直すことも選択肢です。

導入の担当者は誰にすればよいですか？

入力ルールや業務の変更を判断できる社内の責任者を決めます。小さな会社では、経営者や店長がその役割を担う方法もあります。入力ルールを決めて守ってもらうには、現場に指示を出せる立場の人が関わるほうが進めやすいためです。設定や画面の調整を社外に頼む場合も、ルールを決めることと週1回の確認は社内で持つようにします。

全員が同じタイミングで使い始めたほうがよいですか？

最初に載せる業務に関わる人は、同じ日から使い始めるほうが、CRMとExcelが混在する期間を短くできます。関わらない人まで同時に始める必要はありません。

まとめ

小さな不動産会社のCRM導入は、最初の3か月を「決める」「回す」「見直す」に分けて進めると、どこで何を判断するかがはっきりします。1か月目は使う範囲を1つに絞って入力ルールを決め、2か月目はそのルールで毎日入力して週1回確認し、3か月目に項目とルールを直して次に広げる業務を1つ選びます。まずは、最初にCRMへ載せる業務を1つ決め、その業務で必ず入力する項目を書き出すところから始めてみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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