賃貸の入居者・オーナーの相談を売買につなげる｜事業をまたぐ紹介の記録

回答: 賃貸の入居者から購入の相談、オーナーから売却や買い替えの相談を受けたときは、本人に売買部門へつないでよいかを確認したうえで、決まった項目を添えて紹介し、紹介の記録を残し、結果を紹介元へ返す流れを社内で決めておくと、相談が担当者の手元で止まりにくくなります。この記事は、賃貸仲介・賃貸管理と売買仲介を同じ会社で行っている管理職を想定しています。グループ内の別会社へつなぐ場合や、個人情報の扱いについては、社内規程と本人の同意の取り方を必ず確認してください。

この記事でわかること

• 賃貸の現場で生まれる売買の相談の種類
• 売買部門へつなぐまでの流れ
• 紹介するときに渡す情報と、本人の同意の確認
• 紹介の記録に残す項目と、その後の報告のしかた
• この流れを作る前に確認したいこと

賃貸の現場で、売買につながる相談はどこで生まれるか

答え: 主に、入居者の「買いたい」相談と、オーナーの「売りたい・買い替えたい」相談の2つです。どちらも賃貸の担当者が日々の対応の中で受けることが多く、共有の仕組みがなければ、売買部門は把握しにくくなります。

相談する人	相談が出やすい場面（仮の例）	売買部門で扱う内容
入居者	更新の案内、退去の連絡、家賃の相談のついで	購入の相談（住宅ローンや物件探し）
オーナー	空室や修繕の相談、相続の話、精算の報告のとき	売却・買い替え・査定の相談

賃貸の担当者が「売買部門に伝えておきます」と答えても、口頭やチャットで伝えただけだと、誰がいつ受けたのか、その後どうなったのかが残りません。売買部門が忙しい時期に連絡が後回しになり、相談した人に何も連絡が来ないまま、ということも起こりえます。

売買部門へつなぐまでの流れ

答え: 相談を受ける → 本人に紹介の可否を確認する → 紹介の記録を作って売買部門へ渡す → 売買部門が連絡する → 結果を紹介元へ返す、の5段階で考えます。

1. 相談を受ける: 賃貸の担当者が、相談の内容と希望の時期を聞く
2. 本人に確認する: 売買の担当者から連絡してよいか、連絡方法と時間帯の希望を確認する
3. 紹介の記録を作る: 決めた項目を記録し、売買部門の受付担当（または責任者）へ渡す
4. 売買部門が連絡する: 誰が担当するかを決め、決めた期限内に本人へ連絡する
5. 紹介元へ返す: 連絡した結果と、その後の進み具合を賃貸の担当者へ伝える

ポイントは、3の受け手を個人ではなく役割で決めておくことです。「売買の〇〇さんに伝える」だけで、代理の受け手や共有先が決まっていないと、その人が不在のときに対応が止まることがあります。受付担当や責任者を決め、そこから担当者を割り振る形にします。

紹介するときに渡す情報と、本人の同意の確認

答え: 売買の担当者が最初の連絡で困らない情報だけを渡します。あわせて、売買部門へ情報を渡し、連絡してよいかを本人に確認した記録を残します。

渡す情報

項目	内容	例（仮の例）
相談の種類	購入／売却／買い替え／査定	オーナーの売却相談
相談の内容	本人が話したことを、そのまま短く	「相続した区分マンションを手放すか迷っている」
希望の時期	本人が言った時期。無ければ「未定」	年内に方針を決めたい
連絡の希望	連絡方法・時間帯・連絡してほしくない手段	平日夕方に電話、メールは不可
賃貸側の関係	入居中の物件、管理している物件など	管理受託中の物件の所有者
注意点	対応中のクレームや、配慮が必要なこと	修繕の対応中で、その件の話題は賃貸側が担当

賃貸側で持っている情報のうち、相談に関係のないもの（家賃の支払い状況など）まで一緒に渡す必要はありません。何を渡してよいかは、社内規程で範囲を決めておきます。

本人の同意の確認

売買部門へ情報を渡すことや、売買の担当者から連絡することについて、どのような確認が必要かは、会社が本人に示している個人情報の利用目的や、社内規程、契約の内容によって変わります。グループ内の別会社へ紹介する場合は、同じ会社の中の部門間とは扱いが変わることもあります。

この記事では扱いを断定しません。流れを作る前に、次の点を社内（必要に応じて専門家）で確認してください。

• 賃貸の契約や管理委託の際に示している利用目的に、売買の案内が含まれているか
• 紹介の前に、本人の同意をどの方法で取り、どこに残すか（口頭・書面・メールなど）
• 売買部門が別会社の場合に、追加で必要な手続きがあるか
• 本人が「連絡しないでほしい」と言った場合の記録と、その後の扱い

利用目的や必要な手続きの確認が済むまでは、売買部門への情報の共有や連絡は進めず、相談を受けた担当者が本人の希望を記録しておきます。確認が済んだら、必要な同意・手続きを経て紹介します。

紹介の記録に残す項目

答え: 紹介を受けた商談（または相談）に、紹介元の事業・紹介した人・紹介した日・本人の同意の確認・売買側の受付担当を残します。

項目	何に使うか
紹介元の事業	賃貸仲介・賃貸管理のどちらからの紹介かを集計する
紹介した担当者	結果を返す相手にする、社内の評価に使う
紹介した日	紹介から最初の連絡までの日数を確認する
同意の確認	確認した日、方法、確認した人
売買側の受付担当・担当者	誰が連絡するかをはっきりさせる
最初の連絡日	決めた期限内に連絡できたかを確認する
結果	査定・媒介・案内・見送りなど、その後の状態

顧客と商談を分けて管理していると、同じオーナーが賃貸側の顧客でもあり、売買の商談の相手でもある、という形をそのまま記録できます。分け方の考え方は顧客と商談を分けて管理する理由で扱っています。また、紹介した人と今の担当者を別の項目で持っておくと、担当が替わっても紹介元がわからなくなりません。考え方は反響を最初に受けた人と今の担当を分けて記録するが参考になります。

その後の報告を決めておく

答え: 売買部門は、最初の連絡をしたときと、結果が出たときの少なくとも2回、紹介元へ返します。

紹介した人に結果が返らないと、賃貸の担当者は「紹介しても意味がない」と感じ、次から紹介しなくなりがちです。また、オーナーや入居者とは賃貸側の関係が続くため、売買の話がどうなっているかを賃貸の担当者が知らないと、会話がかみ合わなくなることもあります。

タイミング	返す内容（仮の例）
最初の連絡のあと	連絡した日、担当者、次の予定
状態が変わったとき	査定した、媒介を受けた、購入の申込みがあった など
見送りになったとき	見送りの理由（本人の意向、時期が合わない など）

報告は、紹介の記録の「結果」を更新し、紹介元の担当者が一覧で見られる形にしておくと、個別に聞いて回る手間が減ります。管理職は月に1回、紹介の件数、最初の連絡までの日数、結果の内訳を確認し、止まっている紹介がないかを見ます。

この流れを作る前に確認したいこと

答え: 次の場合は、紹介の流れより先に整えることがあります。

• 個人情報の利用目的や同意の取り方が決まっていない場合: 先に社内規程を確認し、必要なら書式や説明の文面を整えます
• 賃貸と売買で顧客の台帳が分かれている場合: 紹介の記録をどちらに残すかを先に決めます。台帳の間で紹介元や結果を対応づけていないと、報告先を確認しにくくなります
• 売買部門の受付の役割が決まっていない場合: 受け手が決まらないまま始めると、紹介が個人間のやり取りに戻ります
• 紹介の評価や手当を設ける場合: 評価の基準（紹介の時点か、成約の時点か）を先に決め、記録の項目に反映します

よくある質問

入居者から購入の相談を受けたことを、オーナーに伝えるべきですか？

入居者の相談内容は、入居者本人の情報です。オーナーに伝えるかどうかは本人の意向と社内規程によるため、本人の同意なく伝えないのが基本的な考え方です。退去の予定などオーナーへの連絡が必要な事項と、購入相談の内容は分けて扱います。

紹介した担当者の評価はどうすればよいですか？

紹介の件数で評価するか、売買の成約で評価するかは会社によって異なります。どちらにしても、紹介した担当者と紹介した日が記録に残っていないと根拠になりません。評価の仕組みを作る前に、記録の項目を先にそろえておくと、あとで揉めにくくなります。

売買部門から連絡したが、本人に断られた場合はどう記録しますか？

結果を「見送り」とし、理由と、今後の連絡の希望（連絡しないでほしい、時期をおいてなら可、など）を残します。紹介元の担当者にも伝え、賃貸側の対応の中で同じ話を繰り返さないようにします。

まとめ

賃貸の入居者やオーナーの相談を売買につなげるには、本人への確認 → 紹介の記録 → 売買部門の連絡 → 紹介元への報告の流れを決め、紹介の記録に紹介元・紹介した人・日付・同意の確認・結果を残すことが基本です。個人情報の扱いは会社ごとの利用目的や社内規程によって変わるため、流れを作る前に必ず確認してください。まずは、直近で賃貸の担当者が受けた売買の相談を書き出し、それぞれが今どうなっているかを確認するところから始めてみましょう。

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この記事を書いた会社

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