回答: 初めてのCRMは、機能の多さより「今の業務の一部から小さく始められるか」と「会社が大きくなったときに乗り換えずに広げられるか」の2点を軸に選ぶと、後悔しにくくなります。そのうえで、①最初に載せる業務が決まっているか ②項目や画面の変更を誰が担うか ③外出先で使えるか ④今のExcelのデータを移せるか ⑤ほかの事業や店舗が増えたときに同じ顧客情報で扱えるか、の5つを確かめてください。Excelで困っていることがまだ具体的でない場合は、CRM選びより先に、Excelのままでよいかの判断から始めるほうが確実です。
この記事でわかること
- 初めてのCRM選びでつまずきやすい点
- 選ぶ前に決めておくこと
- 確かめたい5つの条件と、確認のしかた
- CRMをまだ入れないほうがよいケース
初めてのCRM選びで、何につまずくのか
答え: 選定時に確認したいリスクは、導入範囲を広げすぎて定着しないことと、将来必要な業務に対応できないことの2つです。
Excelで顧客を管理してきた会社が初めてCRMを入れるとき、「せっかくだから」と反響・追客・物件・契約・売上まで一度に載せようとしがちです。入力項目と画面が一度に増えると、現場はどこに何を入れればよいか迷い、結局Excelに戻ることがあります。定着を妨げる要因は「導入したのに使われないCRM」を卒業する方法で詳しく扱っています。
反対に、将来必要になる権限管理や業務の追加に対応できない仕組みでは、店舗が増えた、賃貸やリフォームを始めた、といった変化のときに、外部との連携や乗り換えが必要になる場合があります。乗り換えは、項目の対応づけ、過去データの整理、社内の操作研修をもう一度行うことになるため、負担が小さくありません。
選ぶ前に決めておくこと
答え: 最初の3か月で何をCRMに載せるかを、1〜2業務に絞って決めておきます。
仮の例として、次のように決めておくと、比較の軸がはっきりします。
| 決めること | 仮の例 |
|---|---|
| 最初に載せる業務 | 反響の受付と、商談の進み具合 |
| 誰が入力するか | 営業担当者が、対応したその日に |
| 誰が何を見るか | 店長が、週1回の会議で担当者ごとの商談を確認 |
| まだ載せないもの | 物件・契約・売上（Excelのまま） |
入力する項目は、判断に使うものに絞るのが基本です。項目の絞り方はCRMの入力項目の決め方｜最初から入れる項目を絞る基準を参考にしてください。
確かめたい5つの条件
答え: 次の5つを、デモや試用の場で実際の操作として確かめます。
1. 最初の業務だけで使い始められるか
全機能の設定が終わらないと使えない仕組みだと、立ち上げに時間がかかります。決めた1〜2業務の画面だけで運用を始められるかを確認します。
2. 項目や画面の変更を、誰が担うか
使い始めると、「この項目を足したい」「この集計を見たい」という要望が必ず出てきます。
- 社内に設定できる人がいるなら、自社で変更できる仕組みが向いています
- 社内にいないなら、変更を依頼できる先と、その範囲・費用の考え方を事前に確認します
設定変更の知識や権限が一人に集中し、引き継ぎがない場合は、異動・退職のあとに変更や保守が滞るおそれがあります。手順書と代わりの担当者を用意しておきます。どこまで自社で行い、どこから支援を頼むかの線引きはノーコードDB移行、自社でどこまでできて、どこから支援が必要かで整理しています。
3. 外出先で、探して記録できるか
不動産の営業は外出が多く、帰社してからまとめて入力する運用だと記録が漏れます。スマートフォンで顧客を探し、その場で活動を残せるかを、実際の端末で確かめます。Excelで外出先の確認に困っている場合の対処は外出先でExcelの顧客情報を確認できない問題への対処法も参考になります。
4. 今のExcelのデータを移せるか
移行の可否は、データの状態で変わります。同じ顧客が複数行ある、列の使い方が担当者ごとに違う、といった状態だと、取り込めても検索や集計に支障が出る場合があります。取り込みの仕様と、移行前後の整理を誰が行うかまで含めて確認します。
5. 事業や店舗が増えても、同じ顧客情報で扱えるか
最初の選定で見落としやすいのがこの条件です。今は売買仲介だけでも、賃貸管理やリフォームを始めたとき、同じお客様を別の台帳で管理し直すことにならないかを確認します。店舗が増えたときの権限の分け方や、店舗をまたいだ集計ができるかもあわせて見ておきます。
CRMをまだ入れないほうがよいケース
答え: 困っている場面が具体的でない、または入力する人と見る人が決まらない場合は、まだ入れないほうが安全です。
- 少人数で、今のExcelで困っていることが特にない
- 「何となく便利そう」以外に、CRMで解決したい場面が言えない
- 入力を担う人と、記録を見て判断する人が決まらない
この段階では、Excelの保存先や入力ルールを見直すだけで足りることがあります。判断の目安はExcelの顧客台帳、そろそろ限界?移行を判断する基準にまとめています。
よくある質問
何人くらいからCRMを検討すればよいですか？
人数だけでは決まりません。少人数でも、担当者の不在時に顧客の状況がわからない、外出先で情報を確認できないといった場面が続いているなら、検討する理由になります。逆に人数が多くても、今の管理で困っていなければ急ぐ必要はありません。
汎用のCRMと不動産向けのCRMは、どちらを選ぶべきですか？
汎用のCRMでも業種別のテンプレートを使える場合があり、不動産向けのCRMも、対応する業務や変更できる範囲は製品ごとに異なります。分類で決めるより、標準の機能と自社の業務の差、設定を担う人、追加費用を比べて選ぶのが現実的です。ツールごとの比較はkintoneかSalesforceか、不動産会社のツール選定比較も参考にしてください。
まとめ
初めてのCRMは、最初は1〜2業務から小さく始め、会社が大きくなっても同じ仕組みで広げられるかで選びます。比較を始める前に、最初の3か月で載せる業務、入力する人、記録を見る人を決めてください。そのうえで、変更を誰が担うか、外出先で使えるか、今のデータを移せるか、事業や店舗が増えても同じ顧客情報で扱えるかを、実際の画面で確かめるのが確実です。
Excelの次に入れる、最初の顧客管理システムを探している方へ
BizBlock の不動産パッケージは、顧客・反響・商談の管理から小さく始め、必要に応じて物件・契約、ダッシュボードなどの画面を同じ仕組みに足していける構成です。項目や画面の変更は 7plus が行います。実際の画面は15分のオンラインデモでご覧いただけます。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
