回答: 広告媒体ごとの管理画面URL・担当者連絡先・契約内容・除外ルールが、個々の担当者のメールやExcelに散らばっていると、担当者の異動・退職のたびに引き継ぎが困難になります。媒体台帳として1か所にまとめ、誰が見ても必要な情報にたどり着ける状態にすることが対策になります。媒体の情報を反響・商談と関連付けて参照したい場合は、その台帳をCRMの中に持つことを検討します。
この記事でわかること
- 媒体情報が分散するとなぜ困るのか
- 媒体台帳に持たせるとよい項目
- ログイン情報を扱う際の注意点
- 媒体台帳をCRMの反響・商談と関連付ける進め方
- 台帳を使った除外ルールの管理との連携
媒体情報が分散するとなぜ困るのか
答え: 担当者が個人のメールやメモで管理していて、共有先や引き継ぎの手順が整っていない場合、担当者の異動・退職後に、契約内容や管理画面へのアクセス方法を確認しにくくなるためです。
複数の広告媒体を併用している店舗ほど、媒体ごとの情報量は増えていきます。情報が個人に紐づいていると、組織としての資産にならず、同じ確認作業を何度も繰り返すことになります。
媒体台帳に持たせるとよい項目
答え: 媒体の基本情報(カテゴリ・対応する商談の種類・問合せ店舗)、費用関連の情報(単価・予定広告費)、運用情報(利用状況・担当者連絡先・管理画面のURL)、除外ルール(除外基準・除外期日・申請方法)を1つの台帳にまとめます。
| 区分 | 台帳に持たせる項目(例) |
|---|---|
| 基本情報 | 媒体カテゴリ、対応する商談の種類、問合せを受ける店舗 |
| 費用 | 単価、予定広告費 |
| 運用 | 利用状況、担当者の連絡先、管理画面のURL |
| 除外ルール | 除外基準、除外期日、申請方法 |
除外ルールの管理については、ポータルの除外申請、期限切れで広告費を払っていないかでも扱っています。媒体台帳を整備しておくと、除外申請のようなルール管理もスムーズになります。
ログイン情報を扱う際の注意点
答え: 媒体の管理画面にログインするためのID・パスワードを、台帳の平文の項目にそのまま書き込まないことが重要です。
- パスワードは台帳の通常の項目には書かず、別途パスワード管理ツール等を併用する
- 台帳そのものの閲覧権限を、必要な担当者だけに絞る
- 古い情報が残り続けないよう、担当者変更時には定期的に見直す
これらは、ログイン情報を扱ううえで一般的に推奨される注意点です。自社の情報セキュリティ方針に沿った運用ルールを、台帳の設計とあわせて決めておくことをおすすめします。
媒体台帳をCRMの反響・商談と関連付ける
答え: 媒体台帳をCRMに持つと、反響や商談の画面から、その媒体の契約内容や除外ルールをたどれるようになります。
関連付けの進め方は、たとえば次のとおりです。
- CRMに媒体台帳(媒体を1件ずつ登録する一覧)を作り、上の表の項目を持たせる
- 反響・商談の側に「広告媒体」の項目を設け、媒体台帳のどの媒体から来たかを選べるようにする
- 反響メールの取り込みや手入力の際に、この項目が埋まるよう入力ルールを決める
- 媒体ごとに反響・商談を一覧できるようにし、除外申請や広告費の確認に使う
使っているCRMで台帳どうしを関連付けられない場合や、媒体情報を反響・商談と結びつけて見る必要がない場合は、共有のスプレッドシートで台帳を管理する方法もあります。
台帳を使った除外ルールの管理との連携
答え: 媒体ごとの最新の公式規定で除外の対象・申請期限・申請方法を確認して台帳に持たせておけば、対象となる反響が発生したときに、どの媒体に何をすべきかをすぐに確認できます。
媒体ごとにバラバラだった情報を1か所にまとめることで、広告費の管理だけでなく、日々の反響対応や除外申請といった実務の効率化にもつながります。
まとめ
広告媒体の情報が個人に紐づいた状態は、異動・退職のたびに引き継ぎコストを生みます。基本情報・費用・運用・除外ルールを1つの台帳にまとめ、ログイン情報の扱いにも注意しながら、組織の資産として管理する仕組みを作ってみてください。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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