回答: 課金除外の制度がある反響課金型のサービスでは、除外条件に該当する反響でも、申請期限を過ぎると課金対象になる場合があります。対象条件・期限・必要な証跡を契約している媒体ごとに確認して一覧にし、反響単位で申請状況を追える仕組みを作ることが対策になります。なお、成約済み物件の掲載停止は、除外申請とは別に管理します。
この記事でわかること
- なぜ除外申請の管理が後回しになりやすいのか
- 管理台帳に持たせるとよい項目
- 申請状況を追う運用の作り方
- 媒体ごとのルール確認で注意すべき点
なぜ除外申請の管理が後回しになりやすいのか
答え: 除外申請は反響ごとに発生する作業で、日々の反響対応や商談に比べて優先度が下がりやすいためです。期限の起算日は媒体の規定によりますが、反響の受信日から数える場合は、後回しにしているうちに期限を過ぎてしまいます。
媒体を複数併用している店舗ほど、媒体ごとに除外の基準や申請方法、期限が異なり、担当者の記憶やその場の判断に頼った運用になりがちです。期限を過ぎてしまうと、除外条件に該当する反響でも課金対象となり、本来不要な広告費を払うことになります。
管理台帳に持たせるとよい項目
答え: 媒体ごとの「除外基準」「除外期日」「申請方法」と、反響(商談)ごとの「除外申請状況」「除外申請期日」「除外申請理由」を分けて管理します。
- 媒体側の情報: どの媒体で、どういう条件の反響が除外の対象になるか、申請期限の数え方、申請の方法(管理画面・メール等)、必要な証跡
- 反響側の情報: 個別の反響について、いつまでに・どんな理由で除外申請が必要か、申請済みかどうか、審査の結果
媒体側の情報には、根拠にした公式資料のURLと最終確認日を記録し、規約変更の通知を受けたときや申請の前に現行の条件を確認します。反響側の情報は反響が届くたびに発生するため、ToDo化するなど忘れない仕組みと組み合わせる必要があります。
申請状況を追う運用の作り方
答え: 反響を受信した時点で申請期限を設定し、除外条件への該当確認から請求への反映まで追える状態にすることが有効です。
- 反響を受信したときに、媒体名・反響ID・受信日を登録する
- 媒体の規定に沿って申請期限を設定し、除外条件に該当するかを確認する
- 該当する場合は、必要な証跡をそろえて期限内に申請する
- 審査の結果と、請求への反映を確認する
成約済み物件の掲載停止や掲載終了の手続きは、除外申請とは別の作業として、物件の管理側で扱います。
媒体ごとのルール確認で注意すべき点
答え: 除外の基準・期限・申請方法は媒体によって異なり、変更されることもあるため、最新の公式情報で確認したうえで台帳に反映する必要があります。
本記事では除外申請という管理の仕組み自体を扱っていますが、特定の媒体名を挙げて具体的な条件を記載する場合は、必ず各社の最新の公式情報を確認してください。広告費分析の仕組みそのものについてはポータル広告費、効果が出ているエリアの見極め方もあわせてご覧ください。
まとめ
除外申請の管理は、反響ごとに発生するにもかかわらず後回しにされやすい業務です。媒体側の基準と反響ごとの申請状況を分けて管理し、反響を受信した時点で期限を設定して追える仕組みを作ることが、無駄な広告費を防ぐポイントになります。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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