回答: BizBlockは、媒介取得・物件在庫管理と、媒介報告書などのExcel出力を同じ基盤の機能として持っています。そのため、媒介取得の報告として入力した内容を、物件の管理や書類の作成にも使う形で設計できます。入力そのものがなくなるわけではなく、「同じ情報を何度も入力し直す」部分を減らすという意味での半自動化です。報告・物件台帳・書類作成がそれぞれ別のExcelや紙になっていて、転記の手間やずれが課題になっている会社に当てはまります。
この記事でわかること
- なぜ媒介取得報告が何度も入力し直されることになるのか
- BizBlockでつなげられる範囲(報告の入力→物件管理→書類出力)
- 半自動化であって全自動化ではない理由
- 導入前に決めておくことと、向かないケース
なぜ媒介取得報告が何度も入力し直されることになるのか
答え: 報告・物件登録・書類作成がそれぞれ別の作業として切り離され、同じ情報を別の場所に入力し直しているためです。
口頭やチャットで報告された内容を、担当者が物件管理の台帳に入力し、さらに媒介報告書を作るときにもう一度同じ内容を入力する、という流れになっていると、入力の手間だけでなく、転記のたびに内容がずれるリスクも増えます。
BizBlockでつなげられる範囲
答え: BizBlockは「不動産仲介業務系」の機能として媒介取得・物件在庫管理・販売ステータス管理を、「書類出力・テンプレート対応」の機能として媒介報告書などのExcel出力を持っています。この2つを同じデータでつなぐ設計にすることで、報告の入力を物件管理と書類作成にも使えるようにします。
| 工程 | BizBlockでの扱い(設計の考え方) |
|---|---|
| 媒介取得報告の入力 | 報告の時点で必要な項目を1回入力する |
| 物件在庫管理 | 入力した内容を物件の情報として使う |
| 媒介報告書等の書類出力 | 記録済みの内容をもとにExcelで出力する |
ノーコード基盤のため、どの項目を報告時点の入力項目にするか、どの書式で出力するかは自社の運用に合わせて設計します。どこまでを自動でつなげられるかは、項目の構成や書式の要件によって変わるため、導入前にご相談ください。報告時点で残す項目の考え方は媒介取得報告を定型にする取得時の価格と相場を残すで扱っています。
媒介物件の在庫をどう把握するかという考え方は、Salesforce不動産パッケージを例にした媒介物件の在庫をリアルタイムに把握する方法でも扱っています。BizBlockとSalesforce不動産パッケージは別の製品で、BizBlockはノーコード基盤NocoBaseをベースにしており、Salesforceは使用していません。本記事はBizBlockでの扱いに絞っています。
半自動化であって全自動化ではない理由
答え: 「媒介を取得した」という事実と、そのときの条件の入力は、人が行う必要があるためです。
BizBlockで減らせるのは、入力済みの情報を後工程(物件管理・書類出力)でもう一度入力し直す部分です。報告の入力自体を代わりに行うわけではないため、「半自動化」という位置づけになります。後工程で使いたい項目ほど報告の時点で入力してもらう必要があるので、どこまでつなげたいかによって、報告時点の入力項目の設計が変わります。
導入前に決めておくこと
答え: 「報告で何を入力するか」「どの書類に何を出すか」「誰が報告を確認するか」の3点です。
- 報告時点の入力項目を決める。 物件の所在地・種別・媒介の種類・価格など、後工程で使う項目を洗い出し、報告の時点で必須にするものと後から追記するものを分けます
- 出力したい書類と、その書式を集める。 現在使っている媒介報告書等の書式をそろえ、どの項目がどこに入るかを対応させます
- 報告を確認する人を決める。 1回の入力を後工程で使い回す分、最初の入力の誤りがそのまま書類に出ます。店長などが報告の内容を確認する手順を決めておきます
向かないケース
答え: 転記の負担が小さい場合や、既存のシステムですでに入力から書類作成までつながっている場合は、導入の優先度は低くなります。
- 媒介取得の件数が少なく、転記の手間やずれが今のところ問題になっていない
- 書類の書式が案件ごとに大きく異なり、項目として決めきれない
- 既存のCRMやSalesforce等で媒介取得から書類作成までがすでにつながっている
このような場合は、全面的に移すより、今の運用のどこに手間がかかっているかを先に確認したほうが判断しやすくなります。
よくある質問
今あるExcelの台帳をそのまま使えますか
既存の台帳の項目構成を参考にしながら、BizBlock側で項目を設計し直す形になります。移行の方法は台帳の状態によって異なります。既存の項目を全部そのまま移そうとすると整理が進まないことが多いため、移行時の注意点はExcelからノーコードDBへ移行するときに失敗しやすいポイントも参考にしてください。
書類の書式は自由に変えられますか
出力する書類(媒介報告書等)は、自社で使っている書式に合わせて設計する前提です。どこまで今の書式を再現できるかは書式の内容によって変わるため、導入前に現在の書式をもとにご相談ください。
まとめ
媒介取得報告を1回の入力にとどめ、物件管理と媒介報告書等の書類出力にも使えるように設計するのが、BizBlockでの半自動化の考え方です。入力自体をなくす全自動化ではないため、まずは「報告の時点で何を入力してもらうか」と「どの書類に何を出すか」から整理してみてください。
媒介取得報告の二重入力を減らしたい方へ
BizBlockは、媒介取得・物件在庫管理から契約報告、書類のExcel出力までをノーコードで管理できる業務アプリ基盤です。どこまでを1回の入力でつなげられるかは、項目や書式の要件によって変わります。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
