回答: 媒介取得を口頭やチャットで報告していると、後から「媒介契約の種類は何だったか」「取得時の価格はいくらだったか」を確認するのに手間がかかります。報告する項目をあらかじめ型として決めておくことで、報告の抜け漏れを防げます。報告と物件管理で同じデータを参照できる仕組みにすれば、物件登録時の再入力も減らせます。
この記事でわかること
- 口頭・チャット報告の何が問題になるのか
- 報告の必須項目に何を含めるか
- 取得時の価格と相場をセットで残す理由
- 報告を物件登録に流用する考え方
口頭・チャット報告の何が問題になるのか
答え: 報告内容が人によって粒度がバラバラになり、後から検索・集計できる形で残らないためです。
「媒介取れました」とだけ報告されても、媒介契約の種類(専属専任・専任・一般)や取得時の価格、物件の概要が分からなければ、その後の物件管理やマネージャーの状況把握に活用できません。チャットのログを遡って確認する運用は、件数が増えるほど現実的ではなくなります。
報告の必須項目に何を含めるか
答え: 「媒介契約の種類」「取得時価格」「周辺相場との比較」「物件概要」を、最低限の必須項目として決めておきます。
これらは、その後の物件管理や売却活動の判断材料として使われる情報です。必須項目を絞り込むことで、報告する側の負担を抑えながら、組織として必要な情報を漏れなく残せます。
取得時の価格と相場をセットで残す理由
答え: 取得時の価格だけでなく、その時点での周辺相場もあわせて記録しておくと、後から「相場に対して高めの設定だったか」を振り返る材料になるためです。
価格だけを記録しても、それが適正だったのか、売主の意向で高めに設定したのかは分かりません。相場情報とセットで残しておくことで、値下げ提案のタイミングや根拠を検討する際に役立ちます。
後から比較の根拠を確認できるよう、記録の仕方も決めておきます(記録の例)。
- 取得時価格は「媒介契約締結時の売出価格」として定義する
- 相場は、参照した資料名・URL・確認日、売出事例か成約事例か、比較した物件の面積・築年数・立地条件とあわせて記録する
- 価格設定の理由や売主の意向は、別の欄に残す
報告を物件登録に流用する考え方
答え: 媒介取得報告で入力した内容を、物件管理の初期情報として引き継げるようにしておくと、二重入力を減らせます。
項目を定型にするだけでは、別のシステムへの二重入力はなくなりません。報告フォームと物件管理で同じデータを参照するか、報告の入力内容を物件管理へ取り込める仕組みを設ければ、共通する項目の再入力を減らせます。その際は、両者の項目名・入力形式・必須項目が対応しているかを確認しておく必要があります。報告と物件登録を別々の作業として切り離すのではなく、ひとつの流れとして設計することが、現場の負担を減らすポイントです。
取得後の在庫状況をどう可視化するかについては媒介物件の在庫をリアルタイムに把握する方法もあわせてご覧ください。あちらは取得後の管理、本記事は取得時の報告に焦点を当てています。
まとめ
媒介取得報告を口頭・チャット任せにせず、媒介契約の種類・取得時価格・相場・物件概要を必須項目として型にしておくことで、報告の抜け漏れを防げます。報告と物件管理でデータを共有できる仕組みにすれば、その後の物件管理にも活用できます。
不動産特化のCRMを検討したい方へ
Salesforce不動産パッケージは、反響管理・営業進捗・物件管理・予実管理・KPI可視化など、物元ビジネスに必要な業務フローをあらかじめ実装したCRMです。
—
この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
