勤怠・打刻管理をBizBlockで一元化｜月末集計を減らす考え方

回答: 勤怠管理をExcelやタイムカードで行っていると、打刻の記録と、残業時間・休暇消化の確認が別の作業になりがちです。打刻の記録を最初から集計に使える形で残すように設計すると、月末にまとめて集計し直す手間を減らせます。BizBlockは社内バックオフィス系の機能として勤怠・打刻管理を持っています。店舗や人数が増えて月末の集計に時間がかかっている会社に当てはまる考え方です。

この記事でわかること

• Excel・タイムカード管理で起きやすい問題
• 打刻記録を集計につなげる考え方
• 残業・休暇消化の確認を仕組み化する際の注意点
• 他のバックオフィス業務とのつながりと、向かないケース

Excel・タイムカード管理で起きやすい問題

答え: 打刻の記録と、そこから残業時間・休暇消化を計算する作業が分離していると、月末に手作業で集計し直す負担が生じます。紙の打刻記録を転記している場合や、Excelの記録と集計が連動していない場合に起きやすい問題です。

タイムカードや紙の記録は、打刻した時点では「記録」にしかなりません。そこから残業時間を計算し、給与計算や労務管理に使える形にするには、別の集計作業が必要になります。店舗数・人数が増えるほど、この集計作業の負担は大きくなります。なお、Excelでも入力項目の統一や数式による自動集計で負担を減らせる場合があります。

打刻記録を集計につなげる考え方

答え: 打刻を「記録するだけの作業」ではなく、「集計までつながるデータ」として最初から設計します。

打刻の時点で、誰が・いつ・どの店舗で、といった項目がそろった形で記録されていれば、月末の作業は「集め直す」から「確認する」に近づきます。どの集計をどこまで自動にできるかは、勤務形態や集計したい内容によって変わるため、導入前に整理が必要です。

これは勤怠管理に限らず、他のバックオフィス業務にも共通する考え方です。社内の申請・管理全般をまとめて扱う話は不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れています。

残業・休暇消化の確認を仕組み化する際の注意点

答え: 集計の手順は仕組みにできますが、何を「残業」として扱うかの定義は労務管理上のルールに関わるため、社内の方針や関連する法令を踏まえて決める必要があります。

本記事で扱っているのは、打刻から集計までのデータのつなげ方という実務上の仕組みです。残業の定義や休暇の付与ルールそのものは、労働基準法等を踏まえて人事・労務の判断で決め、必要に応じて社会保険労務士などの専門家に確認してください。

他のバックオフィス業務とのつながり

答え: 勤怠の記録は、有給・休暇の消化状況や、人事・労務管理の基礎データとしても使われます。

BizBlockは勤怠・打刻管理のほかに、有給/休暇申請や人事管理・労務管理も社内バックオフィス系の機能として持っています。打刻の記録と休暇の申請・人事の情報を同じ基盤で扱えば、別々のファイルを見比べる作業を減らせます。休暇申請の扱いは有給・休暇申請をBizBlockで一元化｜残日数確認の往復を減らす、人事情報の項目整理は人事・労務管理をBizBlockで一元化｜社員を軸にした項目整理で扱っています。

向かないケース

答え: 今の管理方法で支障がない場合は、移行を急ぐ必要はありません。勤務形態や集計のルールが未整理の場合は、先にルールを整理してください。

• 人数が少なく、今の集計方法で月末の負担が問題になっていない
• すでに専用の勤怠管理サービスを使っていて、給与計算まで支障なく回っている
• 勤務形態が複雑で、集計のルールを社内でまだ決めきれていない(この場合は、仕組みより先にルールの整理が必要です)

よくある質問

店舗ごとに打刻の方法が違っても対応できますか

打刻の手段が店舗ごとに異なっていても、記録するデータの項目をそろえておくことが重要です。どの打刻の手段に対応できるかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。

給与計算システムと連携できますか

BizBlockは外部システムとのAPI連携に対応しています。ただし、既存の給与計算システムとどの形でデータを受け渡すかは、双方の仕様によって変わるため、個別の確認が必要です。

まとめ

勤怠管理は、打刻を「記録するだけ」で終わらせず、残業・休暇消化の集計に使える形で記録するように設計することで、月末の集計作業を減らせます。まずは今の集計作業のどこに手間がかかっているかを確認してみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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