回答: オールインワンの業務システムとは、営業（顧客・商談・契約）、バックオフィス（休暇・経費・稟議などの社内申請）、マーケティング（記事・SNS・計測・問い合わせ）を、1つの基盤の上で同じデータを使って回す仕組みのことです。顧客・社員・数字がつながること、1つにまとめた業務の間でログイン先や画面の切り替えが減ること、AIとつないだときに使える情報がそろうことが主な利点です。一方で、基盤が止まると影響が広い、権限の設計やAIに見せる情報の範囲を決める必要がある、といった注意点があります。同じ顧客や社員のデータを複数の業務で使い回している会社には向きやすく、特定の業務に専門ツールの機能が欠かせない会社や、一度に全部を移そうとしている会社は、範囲を絞るか専門ツールとの併用を検討したほうが安全です。
この記事でわかること
- オールインワンの業務システムが指す範囲
- 営業・バックオフィス・マーケティングを1つにする利点
- 1つにするときの注意点と、専門ツールのほうがよい領域
- 自社に合うかを決める判断基準と、移す順番
オールインワンの業務システムとは何を指すか
答え: 複数の業務の画面とデータを、1つの基盤（同じログイン・同じデータベース）にまとめた業務システムのことです。機能が多いことより、データがつながっていることが本質です。
不動産会社の業務を3つに分けると、次のようになります。
| 領域 | 主な業務 | 主に使うデータ |
|---|---|---|
| 営業 | 反響、顧客・商談、追客、査定、媒介・物件、契約・売上 | 顧客、商談、物件、契約 |
| バックオフィス | 休暇・経費・稟議などの社内申請、承認 | 社員、所属、申請 |
| マーケティング | 記事、SNS、アクセスの計測、問い合わせ | 記事、投稿、アクセスの数字、問い合わせ（顧客側のデータ） |
この3つを別々のツールで回すと、顧客は営業のシステム、社員は人事の表、問い合わせ数はアクセス解析の画面、と置き場所が分かれます。オールインワンの考え方は、これらを1つの基盤に載せ、「顧客」「社員」を一度だけ登録して、各業務がそれを参照する形にすることです。
なお、「全部の機能を最初から持っている製品」だけを指すわけではありません。必要な業務から載せていき、結果として1つの基盤にまとまっている状態も含めて考えると、判断しやすくなります。
1つにする利点
答え: 主な利点は、顧客・社員・数字がつながること、1つにまとめた業務の間でログインと画面の切り替えが減ること、AIとつないだときに使える情報がそろうことの3つです。
顧客・社員・数字がつながる
- 問い合わせから契約までを1本で追える: Webからの問い合わせが顧客のデータとして入れば、その後の商談・契約まで同じ顧客で追えます。「どの記事や媒体から来た問い合わせが契約につながったか」を、別々の表を突き合わせずに確認しやすくなります
- 社員のデータを使い回せる: 所属や役職を1か所で持てば、商談の担当者と、稟議の承認者を同じ社員のデータから引けます。異動のたびに複数の表を直す手間が減ります
- 数字の定義をそろえやすい: 問い合わせ件数・商談数・契約数が同じ基盤にあれば、集計の対象・基準にする日付・重複の扱いを決め、各画面に同じ集計条件を当てることで、数え方をそろえやすくなります
ログインと画面の切り替えが減る
- 同じ基盤にまとめた業務の間では、ログイン先や画面を切り替える手間が減る（業務ごとの操作を覚えることや、併用する専門ツールのアカウント管理は残る）
- 退職や異動のときに、止めるアカウントや変える権限の場所が少なくなる
- 店長や経営者が、営業の数字と社内申請の状況を、同じ画面の流れで確認できる
AIとつないだときに使える情報がそろう
- 業務システムをAIとつなぐと、AIが参照できるのは、つないだシステムの中にある情報です。営業・バックオフィス・マーケティングが1つの基盤にあれば、「この顧客の商談の経緯」「どの記事から来た問い合わせか」などを、別々のツールから集め直さずにAIに渡しやすくなります
- 例えば、顧客と商談の記録をもとにお客様への連絡文のたたき台を作る、問い合わせとアクセスの数字をもとに会議資料のたたき台を作る、といった使い方です。いずれも、たたき台を人が確認・修正してから使います
バックオフィスの申請を1か所にまとめる考え方は、不動産会社のバックオフィスを一元化する方法|勤怠・経費・稟議管理で詳しく扱っています。
1つにするときの注意点
答え: 注意点は、止まったときの影響が広いこと、権限の設計が難しくなること、AIに見せてよい情報の範囲を決める必要があること、一度に全部を移すと失敗しやすいこと、専門ツールのほうがよい領域があることの5つです。
1つが止まると影響が広い
基盤が1つなので、障害やメンテナンスで止まると、営業もバックオフィスもマーケティングも同時に使えなくなります。対策としては次のようなものがあります。
- 止まったときに最低限続ける業務（反響への返信、当日の約束の確認など）を決め、その手順を紙や別の手段で用意しておく
- 提供会社の稼働状況の知らせ方や、メンテナンスの予定の告知方法を確認しておく
- データのバックアップや書き出しの方法を確認しておく
権限の設計が難しくなる
営業の顧客情報と、社員の経費や休暇の情報が同じ基盤に入ります。「営業担当は自分の顧客を見られるが、他の社員の経費は見られない」「経理は経費を見られるが、顧客の詳細は不要」のように、誰が何を見られて、何を変えられるかを業務ごとに決める必要があります。
権限は後から足すより、最初に「役割ごとに見せるもの・見せないもの」を表にしてから設定するほうが漏れにくくなります。ログインそのものの守り方は不動産業務システムのログイン｜MFA・パスキーの現在地と3つの確認で整理しています。
AIに見せてよい情報の範囲を決める
情報が1か所にそろうほど、AIとつないだときにAIが参照できる範囲も広がります。顧客の個人情報や社員の経費・休暇の情報まで、すべてをAIに渡してよいとは限りません。
- AIに読ませるデータの範囲を、業務ごとに決める（例: 文面のたたき台に使う商談の記録は渡すが、社員の申請情報は渡さない）
- AIを使う人の権限で見られる範囲を超えて、AIが情報を出さない設定になっているかを確認する
- AIの出力は、事実・金額・日付・お客様との約束を人が確認してから使う。そのまま送ったり登録したりしない
AIとつなぐ前に決めることは業務システムをAIにつなぐ前に決めること｜不動産のMCP対応で詳しく扱っています。
全部を一度に移さない
営業・バックオフィス・マーケティングを同時に切り替えると、社員は一度に複数の新しい操作を覚えることになり、問題が起きたときにどこが原因かもわかりにくくなります。1つの業務から始め、定着してから次を載せるほうが安全です（順番は後の節で扱います）。
専門ツールのほうがよい領域もある
すべての業務を1つに載せることが正解とは限りません。例えば次のような領域は、専門ツールを使い続け、必要なデータだけを連携するほうが合う場合があります。
- 会計・給与計算など、法令や税制の改正への対応が頻繁に必要な領域
- 電子契約など、法的な要件や外部の認証の仕組みが関わる領域
- 大量のメール配信など、専用の配信の仕組みが前提になる領域
自社に合うかを決める判断基準
答え: 同じデータを複数の業務で使っているか、今のツール間で転記や突き合わせが発生しているか、専門ツールでなければ困る機能があるかの3点で判断します。
| 確認すること | 1つにまとめる方向 | 分けたまま・併用の方向 |
|---|---|---|
| 同じ顧客・社員のデータを複数の業務で使うか | 使う（例: 問い合わせ→商談→契約を同じ顧客で追いたい） | ほとんど使わない |
| ツール間の転記・突き合わせ | 毎月発生していて手間になっている | ほぼ無い、または自動で連携できている |
| 専門ツールでなければ困る機能 | 無い、または一部だけ | 業務の中心にある |
| 社内でシステムの変更を頼める体制 | 社内担当者か、変更を頼める外部の支援先がある | 無く、変更のたびに止まる |
| 止まったときの代わりの手段 | 決められる | 決められない業務が多い |
仮の例として、「反響は顧客管理のシステム、問い合わせ件数はアクセス解析の画面、契約は表計算ソフト」で管理していて、毎月の会議資料のために3つを手で突き合わせている会社なら、1つにまとめる利点が出やすい状況です。逆に、各ツールがそれぞれ定着していて、突き合わせも自動化できているなら、無理に1つにする理由は小さくなります。
1つにするなら、どの順番で載せるか
答え: 顧客や社員など「他の業務が参照するデータ」から載せ、次にそれを使う業務を1つずつ足す順番が進めやすい方法です。
- 土台のデータと、残すツールを決める: 顧客・社員・物件など、複数の業務で使うデータを1か所にする。同時に、使い続ける専門ツールと、受け渡すデータ・方法を確認しておく（連携の条件で土台のデータの作り方が変わるため）
- 毎日使う業務を1つ載せる: 多くの不動産会社では、反響〜商談〜追客などの営業から始めると、社員が毎日触るため定着しやすい
- 転記が多い業務を足す: 休暇・経費・稟議などの社内申請や、問い合わせの取り込みなど、手で写している業務を足す
- 数字を見る画面を作る: 業務のデータがそろってから、ダッシュボードで数字を見る。先に画面だけ作ると、元のデータが足りず使われない
- 専門ツールとの連携を実装して確かめる: 1で決めた受け渡しを設定し、データが正しく届くかを確認する
各段階で「前の段階が定着したか」を確認してから次に進みます。
例えば7plusでは
答え: 7plusでは、自社のマーケティング（記事・SNS・計測・問い合わせ）を自社のBizBlock環境の上で回し、AIが台帳に登録したものを人が確認する運用をしています。
例えば7plusでは、記事のネタの台帳、記事とSNS投稿のレビュー台帳、アクセスの数字を毎朝取り込むダッシュボードを、同じ基盤に置いています。Webからの問い合わせは、各フォームの通知メールをMail2Linkが受け取り、BizBlockのリード（顧客側のデータ）として登録しているため、アクセスの数字と問い合わせを同じ画面で見られます。記事のネタ集め・下書き・公開前の確認にはAIを使い、AIが記事ネタや記事・SNS原稿を台帳に登録します。公開やSNSへの投稿は、人が内容を確認し、画面のボタンを押してから行います。AIが自分で公開・投稿することはありません。
BizBlockは外部のAIとつないで使えるほか、画面の中のAIチャットで、顧客・商談・活動などCRMの情報をもとに文章や資料のたたき台を作れます。ただし、ここで紹介した運用は7plusの自社環境の使い方で、不動産パッケージの標準の画面ではありません。同じ基盤に何を載せるかは、会社ごとの業務に合わせて決めるものです。
よくある質問
オールインワンにすると費用は安くなりますか？
ツールの数やライセンスの数え方、移行や設定にかかる作業によって変わるため、一概には言えません。比べるときは、ツールの利用料だけでなく、ツール間の転記や突き合わせにかかっている時間、アカウント管理の手間も含めて見ると判断しやすくなります。
今使っている営業のシステムはそのままで、社内申請だけ載せることはできますか？
考え方としては可能です。ただし、社員のデータを両方で管理する構成にする場合は、異動や退職のときにどちらを正とするか、更新や同期をどうするかを決めておく必要があります。一方の社員の台帳をもう一方から参照できるかも確認してください。いずれ営業も載せるつもりなのか、併用を続けるのかを先に決めておくと、作り方がぶれにくくなります。
どの業務から始めればよいですか？
社員が毎日使い、他の業務が参照するデータ（顧客・社員）を持つ業務から始めるのが一般的です。不動産会社では反響〜商談の管理から始めることが多いですが、社内申請の紙や表計算ソフトの手間が大きい会社なら、そちらから始める選択もあります。
まとめ
営業・バックオフィス・マーケティングを1つの業務システムに載せると、顧客・社員・数字がつながり、まとめた業務の間でログインと画面の切り替えが減り、AIとつないだときに使える情報もそろいます。一方で、止まったときの影響、権限の設計、AIに見せる情報の範囲、一度に移すリスク、専門ツールのほうがよい領域といった注意点もあります。まずは、今使っているツールを書き出し、ツール間で手で転記・突き合わせをしている作業がいくつあるかを数えてみてください。その数と手間が、1つにまとめるかどうかを判断する材料になります。
営業・社内申請・マーケティングを、1つの基盤で回したい方へ
BizBlockの不動産パッケージは、全事業で1本の顧客台帳と、休暇・経費・稟議などの社内申請を同じ基盤で扱え、必要な事業・画面から始められます。マーケティングを同じ基盤に載せる構成は個別のご相談です。月5時間の構築・運用サポートの範囲で対応できるかも含めてご相談ください（超える分・新規開発は別途相談）。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
