顧客管理システム乗り換え時の項目の棚卸しと対応表の作り方

回答: 顧客管理システムやExcelから別の仕組みへ乗り換えるときは、データを移す前に今の項目をすべて一覧にし、使われているかを確かめ、新しい仕組みのどこに載せるかを1行ずつ決めた対応表を作ります。手順は「項目の一覧化 → 使用状況の確認 → 対応表づくり → 移さない項目の決定 → 過去データの扱いの決定」の5段階です。項目が数十個程度で、使う人が少ないうちは表計算ソフト1枚で進められます。項目が多い、選択肢の値が担当者ごとにバラバラ、複数のファイルやシステムに同じ顧客がいる、といった場合は、対応表づくりに時間がかかる前提で日程を組んでください。

この記事でわかること

• 乗り換え前に項目を棚卸しする理由
• 今の項目を一覧にするときに書き出す内容
• 使われている項目かどうかの確かめ方
• 新旧の対応表の作り方と記入例
• 移さない項目の決め方と過去データの扱い

なぜデータより先に項目を棚卸しするのか

答え: 項目の対応が決まっていないままデータを移すと、どの列をどこに入れたかがあとで説明できなくなるからです。

乗り換えでよく起きるのは、「とりあえず全部移す」か「新しい仕組みにある項目だけ移す」のどちらかに寄ってしまうことです。全部移すと、使われていない項目まで新しい画面に並び、入力の負担が変わりません。新しい仕組みの項目だけに合わせると、今の業務で使っている情報が抜け落ちます。

項目の棚卸しは、この2つの間で「何を、どこに、どの形で移すか」を決める作業です。移行作業そのものの注意点はExcelからノーコードDBへ移行するときに失敗しやすいポイントで扱っているので、この記事では棚卸しと対応表づくりに絞ります。

手順1: 今の項目をすべて一覧にする

答え: 今使っているファイルやシステムの項目を、1項目1行で表に書き出します。

書き出す内容:

列	書く内容
置き場所	どのファイル・シート・画面にある項目か
項目名	画面や列の見出しそのまま
入力の形	自由入力・選択肢・日付・数値・チェックなど
選択肢の値	選択肢がある場合はすべて（「その他」も含む）
入力する人・場面	誰がどのタイミングで入れるか
使っている場面	その項目を見て何を判断しているか（会議資料、追客、集計など）

ポイントは、画面に出ている項目だけでなく、帳票や集計で使っている列も拾うことです。月次の会議資料のために別シートで計算している列や、担当者が個人で足した列は見落としやすい部分です。複数のファイルに同じ意味の項目がある場合は、置き場所ごとに別の行として書き、あとで対応表の段階でまとめます。

手順2: 使われているかを確かめる

答え: 項目ごとに入力されている割合と、最後に入力された時期を調べ、使っている人に聞いて裏を取ります。

確かめ方の例:

1. 項目ごとに「空欄でない件数 ÷ 全件数」を出す（入力率）
2. 直近に登録した顧客で、その項目が入っているかを見る（今も入力されているか）
3. 選択肢の値ごとの件数を出し、ほとんど使われていない値や、同じ意味の値（例: 「来店」「来店済」）がないかを見る
4. 入力率が低い項目は、使っている人がいないかを店長・業務担当に聞く

状態	判断の目安
入力率が高く、今も入っている	移す候補
入力率は低いが、特定の業務で必ず見ている	移す候補（入力する場面を絞る）
過去は入っていたが、最近は空欄	使わなくなった理由を確認
ほとんど空欄で、見ている人もいない	移さない候補

数字だけで決めず、聞き取りで「なぜその項目があるのか」を確かめるのが大切です。年1回の確認でしか使わない項目は、入力率が低くても必要なことがあります。

手順3: 新しい仕組みとの対応表を作る

答え: 手順1の表に、新しい仕組みでの置き場所・項目名・変換のルールの列を足して、1行ずつ埋めます。

記入例（仮の例）:

今の置き場所	今の項目名	新しい置き場所	新しい項目名	変換のルール
顧客一覧シート	氏名	顧客	氏名	そのまま
顧客一覧シート	電話1・電話2	顧客	電話番号・電話番号2	ハイフンの有無をそろえる
顧客一覧シート	状況	商談	段階	「来店」「来店済」→「来店済み」にまとめる
顧客一覧シート	メモ	活動	内容	1件の活動として移す。元の対応日が分かればその日付、不明なら「旧台帳から移行・対応日不明」と書き、移行日は別に残す
案内記録シート	案内日・物件名	活動	日付・内容	1行を1件の活動にする
顧客一覧シート	紹介元	（移さない）	－	入力率が低く、見ている人がいない

対応表を作るときに決めておくこと:

• 1つの項目を、新しい仕組みのどの単位に持つか。 顧客・商談・活動・物件など、新しい仕組みでの置き場所が変わる項目は、ここで決めます
• 選択肢の値の読み替え。 今の値と新しい値を1対1で並べた表を別に作ります
• 形が変わる項目の扱い。 自由入力から選択肢に変える場合、当てはまらない値をどうするか（「その他」に入れる、メモに残す）を決めます
• 新しい仕組みにしかない項目。 移行時は空欄でよいか、移行の前に埋める必要があるかを決めます

新しい仕組みで最初から入れる項目の絞り方は、CRMの入力項目の決め方｜最初から入れる項目を絞る基準が参考になります。

手順4: 移さない項目を決める

答え: 「使われていない」「ほかの項目で代わりがきく」「新しい仕組みでは別の形で持つ」のどれかに当たる項目は、理由を書いたうえで移さない候補にします。

移さない候補になりやすいもの:

• 入力率が低く、見ている人もいない項目
• 別の項目から計算で出せる項目（例: 年齢は生年月日から出せる）
• 一時的なキャンペーンや、終わった施策のために足した項目
• 担当者が個人用に足した列で、ほかの人が使っていないもの

移さないと決めた項目も、対応表には「移さない」と理由を残します。あとで「あの項目はどこに行ったのか」と聞かれたときに答えられるようにするためです。判断に迷う項目は、移さない代わりに、元のファイルを読み取り専用で残しておく方法もあります。

手順5: 過去データの扱いを決める

答え: 過去データは「すべて移す」「一定の期間・状態のものだけ移す」「元のファイルを保管して参照する」のどれにするかを、顧客・商談・活動ごとに決めます。

対象	決めること	例（仮の例）
顧客	すべて移すか、連絡を続けている顧客だけか	全件移し、連絡拒否の記録も移す
商談	進行中だけか、終わった商談も移すか	進行中は移す。終わった商談は直近分だけ
活動	1件ずつ移すか、まとめて1件にするか	直近分は1件ずつ、それより前はメモにまとめる
元のファイル	保管期間と保管場所、見られる人	読み取り専用で保管し、見られる人を限る

連絡拒否や、お客様が希望する連絡の方法・時間帯は、件数が少なくても移す側に入れてください。移さなかった場合、新しい仕組みで同じお客様に連絡してしまうおそれがあります。個人情報を含む元のファイルを残す場合は、保管場所と見られる人を決めておきます。

この進め方が向かないケース

答え: 項目が少なく、使う人が1〜2人で、今の項目をほぼそのまま移せる場合は、ここまでの対応表は要らないことがあります。

• 項目が10個程度で、新旧で名前も形もほぼ同じ
• 顧客数が少なく、移行後に手で直せる
• 新しい仕組みを試験的に使うだけで、元の仕組みもしばらく並行して使う

逆に、複数の事業や店舗で別々の台帳を持っていて、同じ顧客が重複している場合は、項目の対応表に加えて「どの顧客を同じ人とみなすか」の決めごとも必要です。

よくある質問

対応表は誰が作ればよいですか？

項目の一覧化と使用状況の確認は、今の仕組みを日々使っている業務担当が中心になるのが現実的です。どの項目を移すか・移さないかの判断には、その項目を使っている店長や営業責任者に入ってもらいます。新しい仕組みのどこに載せるかは、導入を手伝う側と一緒に決めると手戻りが減ります。

移したあとに必要な項目が見つかったらどうしますか？

元のファイルと、顧客を照合できるID（旧システムの番号など）を残しておき、移行先が項目の追加や既存データへの更新の取り込みに対応していれば、あとから追加で移せる場合があります。その際は、重複や、移行後に入力した内容を上書きしないための方法も確認してください。そのためにも、移行の直前に元のファイルの写しを取り、対応表と一緒に保管しておいてください。対応表に「移さない」とした理由が書いてあれば、足すかどうかの判断も早くなります。

まとめ

顧客管理の仕組みを乗り換えるときは、データを移す前に、今の項目を1項目1行で一覧にし、使われているかを確かめ、新しい仕組みのどこに載せるかの対応表を作ります。移さない項目も理由と一緒に表へ残し、過去データは顧客・商談・活動ごとに扱いを決めてください。まずは今使っているファイルやシステムの項目を、画面に出ていない集計用の列も含めて書き出すところから始めてみましょう。

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この記事を書いた会社

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