回答: 引渡後の定期点検が漏れる場合は、点検の時期が近づくたびに予定を入れるのをやめ、引渡しの時点でその物件の点検予定を全回分まとめて作ることが対策になります。点検の回数と時期を工事の種類ごとに「点検の型」として決めておき、引渡日を入れたら予定日が並ぶ形にします。あとは台帳で「予定日・案内日・実施日・結果」を追い、予定日が近い点検を毎月一覧で確認します。当てはまるのは、引渡件数が増えて、点検の案内を担当者の記憶やカレンダーへの手入力に頼っている会社です。年に数件しか引渡しがなく、担当者が固定されている場合は、カレンダーへの登録でも十分に回ります。
この記事でわかること
- 点検漏れが起きる場所
- 点検予定を引渡し時にまとめて作る考え方
- 点検台帳に持つ項目
- 案内から結果記録までの流れ
- 担当交代のときに点検を引き継ぐ方法
点検漏れはどこで起きるのか
答え: 点検の時期が近づいたときに、誰かが思い出して予定を入れる運用になっているところで起きます。
引渡しが終わると、担当者の関心は次の工事に移ります。半年後や1年後の点検は、そのとき覚えている人が予定を入れることになりがちです。引渡件数が少ないうちは回りますが、件数が増えたり、担当者が異動・退職したりすると、思い出す人がいない物件から点検が抜けていきます。
抜けた点検は、お客様から「点検はいつですか」と連絡が来るまで気づかれないことがあります。点検は不具合を早く見つける機会でもあるので、漏れるとお客様との関係にも影響します。
点検予定は引渡しのときに全部作る
答え: 工事の種類ごとに点検の回数と時期を「型」として決め、引渡日を入れた時点で全回分の予定を作ります。
型は、工事の種類と、引渡日から何か月後に点検するかの組み合わせです。
| 点検の型（仮の例） | 点検の時期（引渡日から） |
|---|---|
| 新築 | 半年・1年・2年…（以降は自社の基準による） |
| リフォーム（水回り） | 1年 |
| リフォーム（内装のみ） | 点検なし（お客様から連絡があれば対応） |
上の表は仮の例です。点検の回数・時期・内容は、契約書・保証書・自社の点検基準で決めてください。 保証の期間や法令上の扱いは工事の内容や契約によって異なるため、型を作る前に、自社の保証書と契約書の記載を確認します。
型を決めておくと、次の効果があります。
- 引渡しの担当者が、点検の時期を自分で計算しなくてよい
- 物件ごとの点検の回数が、担当者によって変わらない
- 先の点検まで台帳に並ぶので、月ごとの点検件数の見通しが立つ
型を見直したときは、これから引渡しする物件から新しい型を使うのが基本です。すでに作った予定を一律に作り直すと、お客様に伝えた点検時期と合わなくなることがあります。
点検台帳に持つ項目
答え: 1回の点検を1行として、予定日・案内日・実施日・結果・担当者を持ちます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 顧客・物件 | 誰の、どの物件か（顧客台帳・工事の記録とつなげる） |
| 工事 | どの工事の点検か（同じ物件で複数の工事がある場合に区別する） |
| 引渡日 | 予定日を計算する基準日 |
| 点検の型・回 | どの型の、何回目か（例: 新築の2回目） |
| 予定日 | 引渡日から計算した点検の日 |
| 案内予定日 | お客様へ案内を始める日（例: 予定日の1か月前。仮の例） |
| 状態 | 予定／案内済み／日程確定／実施済み／見送り |
| 案内日・実施日 | 実際に案内した日、点検した日 |
| 結果 | 指摘事項の有無と内容 |
| 担当者 | 今この点検を受け持つ人 |
点検で不具合が見つかった場合は、点検台帳の「結果」に書いたうえで、修繕の対応は別の記録として起こすと、点検と修繕の進み具合をそれぞれ追えます。手配する業者の情報の持ち方は協力業者マスタに持つ5項目｜担当者以外でも手配できる形にで扱っています。
工事そのものの台帳をどう持つかがまだ決まっていない場合は、不動産会社の工事管理はExcelのままで回るか｜判断の目安を先に読むと整理しやすくなります。
予定日がずれたときの扱い
答え: 予定日は引渡日を基準に固定するか、前回の実施日を基準にずらすかを決めておきます。
お客様の都合で点検が遅れると、次回の点検日をどうするかで迷います。
| 方式 | 内容 | 向くケース |
|---|---|---|
| 引渡日基準 | 遅れても次回の予定日は変えない | 契約書・保証書の点検時期が引渡日を基準に決まっている |
| 実施日基準 | 前回の実施日から次回を計算し直す | 点検の間隔を一定に保ちたい |
どちらにするかは、契約書・保証書の書き方に合わせます。迷う場合は、お客様に案内した時期とずれない引渡日基準が扱いやすい方式です。
あわせて、次の場合の扱いも決めておきます。
- 引渡日が変わった: まだ実施していない予定を作り直す
- お客様が点検を辞退した: 状態を「見送り」にし、辞退の理由と、次回以降の点検も不要かを記録する
- 連絡がつかない: 何回連絡したら見送りにするかを決め、連絡した日を残す
案内から結果記録までの流れ
答え: 毎月決まった日に「案内予定日が来た点検」を一覧で出し、案内→日程確定→実施→結果記録の順に状態を進めます。
- 毎月の決まった日に、案内予定日が確認日以前で、まだ案内しておらず「実施済み」「見送り」でもない点検を一覧で出す（前月以前の案内漏れもここで拾う）。あわせて、今月中に案内予定日を迎える点検も確認する
- 担当者がお客様に連絡し、案内した日を記録する（状態: 案内済み）
- 日程が決まったら点検日を入れる（状態: 日程確定）
- 点検後に結果と指摘事項を記録する（状態: 実施済み）
- 指摘事項があれば、修繕の対応を別の記録として起こす
管理者は月に1回、次の3点を確認します。
- 案内予定日を過ぎても案内していない点検
- 予定日を過ぎても「実施済み」「見送り」になっていない点検
- 案内済みのまま日程が決まらない点検
この3つを見れば、止まっている点検を担当者に聞いて回らずに見つけられます。
担当交代のときの引き継ぎ
答え: 点検は担当者ではなく物件と工事にひもづけて持ち、交代のときは担当者欄を付け替えるだけで済む形にします。
点検の予定を担当者個人のカレンダーや手帳だけで管理し、共有や移管をしていない場合、異動や退職のあとに後任が予定を確認できなくなるおそれがあります。台帳で物件・工事にひもづけておけば、予定は残り、担当者だけを変えれば済みます。
交代のときの手順は次のとおりです。
- 交代する担当者が受け持つ、まだ実施していない点検を一覧で出す
- 新しい担当者を決めて、担当者欄をまとめて付け替える
- 近いうちに案内予定日が来る点検は、前の担当者が経緯を一言残す（お客様の希望する連絡方法・時間帯、前回の指摘事項など）
前回までの点検結果が同じ台帳に残っていれば、新しい担当者は過去の指摘事項を確認してから案内できます。お客様にとっても、担当が変わるたびに同じ説明をし直さずに済みます。
向かないケース
答え: 引渡しが年に数件で、担当者が固定されている場合は、台帳を作るよりカレンダーへの登録で足ります。
次の場合は、点検台帳を新しく作る効果が小さくなります。
- 引渡件数が少なく、点検の時期を担当者が確実に把握できている
- 点検をすべて外部の会社に任せていて、自社で案内していない
- 点検の型が1種類しかなく、件数も少ない
逆に、工事の種類が多い、担当者の入れ替わりがある、引渡件数が増えている場合は、引渡し時にまとめて作る形に移す意味があります。
よくある質問
点検は何年後まで予定を作ればよいですか？
契約書・保証書・自社の点検基準で決めている回数分を作ります。点検の期間や内容は工事の種類や契約によって異なるため、この記事では年数を示していません。自社の保証書の記載を確認し、そこに書かれた時期を型にしてください。
すでに引渡し済みの物件はどうすればよいですか？
引渡日と点検の型を台帳に入れ、これからの回に加えて、予定日を過ぎた回も登録します。実施した記録があれば実施日と結果を入れ、記録がない回は「実施状況要確認」として、担当者が実施の有無を確かめたうえで対応を決めます。
予定を全回分作ると、台帳が予定だらけになりませんか？
一覧で見るときは「案内予定日が今月」「予定日を過ぎて未実施」のように絞って表示すれば、先の予定は目に入りません。全回分あることで、月ごとの点検件数の見通しが立つ利点があります。
まとめ
引渡後の点検漏れを防ぐには、点検の時期が近づいてから予定を入れるのではなく、引渡しの時点で全回分の予定を作ることです。工事の種類ごとに点検の型を決め、台帳で予定日・案内日・実施日・結果を追い、毎月の決まった日に案内予定の点検を一覧で確認します。点検は担当者ではなく物件と工事にひもづけて持てば、担当交代のときも予定が消えません。まずは自社の保証書と契約書から、工事の種類ごとの点検の回数と時期を書き出すところから始めてみましょう。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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