回答: 工事の件数が少なく、関わる業者も社内の担当者も固定されているなら、Excel・スプレッドシートのままでも回ります。見直しの目安になるのは「工事そのもの」ではなく、業者とのやり取り・写真・見積書といった周辺の情報が、台帳の外に散っているかどうかです。他社調査でも、負担として最も多く挙がったのは工事の進捗管理ではなく業者とのやり取り・情報共有でした。仕組みに移す前に、どの項目を1か所に残すかを決めるのが先になります。
この記事は、賃貸管理の修繕・原状回復や、買取再販のリフォームで工事を発注している会社向けです。自社で施工する工務店・リフォーム会社の原価管理や工程表の話は扱いません。
この記事でわかること
- 不動産会社の工事管理が、いま何で管理されているか（他社調査の数値）
- 負担が集中しているのは工事そのものではなく周辺業務であること
- Excelのまま続けるか、仕組みに移すかを分ける4つの条件
- 移すときに最初に決める「工事台帳に残す項目」
- 業者とのやり取りを台帳に戻す3つの置き方と、それぞれの限界
不動産会社の工事管理は、いま何で管理されているか
答え: 外部の調査では、Excel・スプレッドシートが最も多く、専用システムは2割未満でした。
株式会社いえらぶGROUPが2026年10月8日に発表した「工事管理に関するアンケート調査」では、工事に関する情報や進捗の管理方法（複数選択可）は次の結果でした。
| 管理方法 | 回答 |
|---|---|
| Excel・スプレッドシート | 51.2% |
| メール・電話・チャットツール | 47.6% |
| 紙・書類 | 37.8% |
| 不動産管理システム | 19.5% |
| 工事管理システム | 17.1% |
| わからない | 19.5% |
| その他 | 1.2% |
出典: 不動産会社の工事管理は半数以上がExcel・スプレッドシート、最多の課題は「業者との情報共有」｜いえらぶ調べ（株式会社いえらぶGROUP、2026年10月8日）
この数値を読むときは、前提を押さえておく必要があります。調査はいえらぶGROUPが自社サービス「いえらぶCLOUD」の利用企業の従業員などに対して実施した自社調査で、調査期間は2026年9月4日〜9月14日、有効回答は118件です。このうち工事に関する業務を行っている会社は82件で、上の表はその82件に対する回答です。複数選択可のため合計は100%を超えます。業界全体の縮図として扱える規模ではありませんが、Excel・スプレッドシートとメール・電話・チャットツールが、どちらも利用率の高い管理手段だという傾向の裏付けとしては使えます。なお公表されている集計は選択肢ごとの回答率だけで、同じ会社が両方を併用している割合は示されていません（リリース本文では、いえらぶGROUP自身が「複数の方法を使い分けながら管理している実態がうかがえる」と読み解いています）。
注目したいのは、Excel・スプレッドシート（51.2%）とメール・電話・チャットツール（47.6%）がほぼ並んでいる点です。ここから先は調査結果から直接言えることではありませんが、台帳と連絡手段が別の場所にあると、1件の状況を知るのに両方を見ることになります。次章の負担の内訳は、その読み方と整合します。
負担は「工事そのもの」ではなく周辺業務に集まっている
答え: 同じ調査で負担として最も多く挙がったのは業者とのやり取り・情報共有で、工事の進捗管理より上位でした。
| 負担に感じる点 | 回答 |
|---|---|
| 業者とのやり取り・情報共有 | 35.4% |
| 写真・書類などの管理 | 34.1% |
| 見積書・請求書などの管理 | 30.5% |
| 工事の進捗管理 | 29.3% |
| 社内での情報共有 | 23.2% |
| 複数の工事案件の一元管理 | 19.5% |
| 特にない | 18.3% |
| わからない | 22.0% |
（同調査・複数選択可・工事業務を行っている82件に対する回答）
上位3つは、いずれも「工事の外側にある情報」です。業者との連絡、現場写真、見積書と請求書。これらは工事が終われば用済みになるものではなく、原状回復費の負担割合でもめたとき、同じ物件で次の工事を出すとき、担当が替わったときに、後から参照されます。
一方で「特にない」が18.3%、「わからない」が22.0%あることも押さえておきたい数字です。全社が困っているわけではありません。件数と体制によって、Excelのままで十分に回っているケースは実際にあります。
Excelのまま続けるか、仕組みに移すかを分ける4つの条件
答え: 件数ではなく「情報を探す回数」と「引き継ぎの頻度」で判断します。
次の4つは、本記事で整理した見直しの目安です（検証済みの基準ではありません）。当てはまるものが多いほど、台帳の持ち方を見直す価値があります。
- 1件の工事について、状況を把握するのに2か所以上を開いている
Excelの進捗表を見て、さらにメールやチャットを検索して、やっと今どうなっているかが分かる状態。開く場所の数が、そのまま確認にかかる時間になります。
- 工事の写真や見積書が、個人のメールボックスやPCのフォルダにしかない
担当者本人ならすぐに見つけられても、本人がいないと所在が分からない状態です。代替の確認手段がなければ、担当者の不在時に精算やクレーム対応が遅れるおそれがあります。
- 同じ質問を業者から何度も受けている、または社内から何度も受けている
「あの工事の着工日はいつでしたか」「前回の見積はいくらでしたか」。繰り返される質問は、その情報が探せる場所に置かれていないサインです。
- 工事の担当者が替わる、または案件を他の人に渡すことが年に何度かある
引き継ぎのたびに口頭とメール転送で伝えているなら、そのコストは件数に比例して増えます。
逆に、工事が月に数件で、発注先も担当者も固定され、引き継ぎがほとんど発生しないなら、Excelを捨てる理由は薄くなります。ツールを増やすほうが、かえって入力の手間だけが増えることもあります。
Excelとノーコードのデータベースの境目をもう少し一般的に整理したものは、Excelのままで良いか、ノーコードDBへ移るべきかの判断チェックリストにまとめてあります。
移すなら、最初に「工事台帳に残す項目」を決める
答え: システムを選ぶ前に項目を決めます。順番を逆にすると、使われない項目が増えて、台帳そのものが参照されなくなることがあります。
工事管理の台帳で、後から参照されやすい項目を整理すると次のようになります。自社に不要なものは落としてかまいません。
| 区分 | 項目 | 後から何に使うか |
|---|---|---|
| 物件・案件 | 物件名、部屋番号、工事区分（修繕／原状回復／リフォーム／買取再販） | 同じ物件の工事履歴をたどる |
| 相手 | 発注先業者、担当者名、連絡先 | 次回の発注先選定、過去のやり取りの参照 |
| 金額 | 見積金額、確定金額、負担区分（貸主／借主／自社） | 原状回復費の精算、買取再販の原価 |
| 日付 | 依頼日、着工日、完了予定日、完了日 | 進捗の遅れの把握、入居開始日との逆算 |
| 状態 | ステータス（見積依頼中／見積受領／発注済／着工／完了／請求確認済） | 止まっている案件の洗い出し |
| 証跡 | 現場写真（着工前／完了後）、見積書、請求書 | 精算時の根拠、クレーム時の確認 |
| 社内 | 担当者、承認者、承認日 | 誰が決めたかの記録 |
このうち、最初から全部を埋めようとしないことが重要です。入力されない項目が並んだ台帳は、やがて参照されなくなります。まずは物件・部屋と工事案件を識別できる項目（物件名・部屋番号・工事区分）を必須にし、そのうえで状態・日付・金額を必要な範囲で足していくほうが続きます。同じ物件で複数回の工事が発生するため、識別できる項目を落とすと履歴をたどれなくなります。証跡は、最初は添付できる置き場所を用意するだけでもかまいません。
項目を1か所にまとめることで何が変わるかは、Excelでは実現しにくい「情報の一元管理」、ノーコードDBは何が違うのかでも扱っています。
業者とのやり取りを台帳に戻す3つの置き方
答え: 業者に入力してもらう、社内で代行入力する、やり取りの場所を台帳に寄せる。この3つで、手間の置き場所が変わります。
調査で最も多く挙がった負担「業者とのやり取り・情報共有」は、台帳を作っただけでは解決しません。業者との連絡内容は、誰かが入れないと台帳に入らないためです。業者に入力してもらうのか、社内で記録するのかを決める必要があります。現実的な選択肢は次の3つで、どれが正解ということはなく、相手の数と関係性で決まります。
1. 業者に入力・アップロードしてもらう
発注先に専用の画面やフォームを渡し、着工報告や完了写真を直接入れてもらう方法です。社内の入力が最も軽くなります。
向く条件: 発注先が少数で固定されている。年間の発注量がまとまっていて、相手にとっても手順を覚える価値がある。 限界: 相手の協力が前提です。1回だけ発注する業者、職人が高齢でスマートフォンの操作に慣れていない場合は、運用に乗りません。「入れてくれない業者」の分だけ、結局社内で代行入力することになります。
2. 社内で代行入力する
業者からはこれまで通りメール・電話・FAXで受け、社内の誰かが台帳に転記する方法です。
向く条件: 発注先の数が多く、相手に手順を押し付けられない。入力の担当を1人に決められる。 限界: 転記の手間はなくならず、代替の担当を決めていないと、担当者の不在時に更新が滞ります。この方法を選ぶなら、転記を「気づいた人がやる」にせず、担当と代替担当、期限（例: その日の終業まで）を決めておく必要があります。
3. やり取りの場所自体を台帳に寄せる
メールやチャットで受けた内容を、案件ごとに紐づけて残す方法です。やり取りと台帳を行き来しなくて済む状態をつくります。
向く条件: 連絡手段がある程度そろっている（全社メール中心、または全社チャット中心）。 限界: 連絡手段が業者ごとにばらばら（A社はメール、B社は電話、C社はチャット）だと、どこかで人の手が入ります。電話で受けた内容は、誰かが書かないと残りません。
いずれの方法でも、「電話で受けた内容を残す人と、残す場所」を決めない限り、情報は抜けます。3つの中から選ぶ作業より、ここを決める作業のほうが効きます。
向かないケース・やらない方がいいこと
- 工事管理だけのために新しいシステムを入れる（件数が少ない場合）
月に数件で、担当も発注先も固定なら、Excelの列を整えて共有フォルダの置き場所を決めるだけで足ります。ツールを増やすほど、入力しない人が出てきます。
- 既存の台帳を捨てて、いきなり全項目を新しい台帳に移す
過去案件の移行は後回しでかまいません。新しく発生する工事から新しい台帳に入れ、過去分は元のExcelを参照用に残すほうが、止まりません。
- 業者への入力依頼を、説明なしに一斉に始める
相手にとっては手間が増える変更です。発注量の多い数社から、手順書とセットで始めるほうが定着します。
- 写真の保存場所を決めずに台帳だけ作る
工事管理で量が増えるのは写真です。台帳の項目に「写真」と書いただけでは、実体は担当者のスマートフォンに残ります。
よくある質問
工事管理の専用システムを入れるべきでしょうか
調査では工事管理システムの利用は17.1%、不動産管理システムは19.5%でした（いえらぶGROUP調査・工事業務を行う82件・複数選択可）。同じ調査で「一元管理できるシステムがあれば利用したい」は41.5%、「どちらともいえない」も41.5%で、意見が分かれています。専用システムが必要かどうかは件数と体制次第で、先に決めるべきは「どの項目を1か所に残すか」です。項目が決まっていないまま製品を比較すると、どれも決め手がないという結論になりがちです。
原状回復と買取再販のリフォームは、同じ台帳で管理できますか
工事区分で分ければ同じ台帳に入れられます。ただし見ている数字が違います。原状回復は貸主・借主・自社の負担区分と精算が中心で、買取再販は物件ごとの原価と粗利が中心です。同じ台帳に入れる場合は、金額欄を「負担区分」と「原価計上先」の両方で持てるようにしておくと、後から分けて集計できます。
業者が台帳への入力に協力してくれない場合はどうすればよいですか
発注量の多い業者から順に始めて、協力が得られない相手の分は社内で代行入力する、という併用が現実的です。全社に同じ運用を要求すると、入らない相手の分が抜け落ちたまま放置されます。代行入力にする相手を決めておけば、「抜けている」のではなく「そういう運用」になります。
社内の工事担当が1人しかいない場合でも台帳は必要ですか
担当が1人の場合こそ、写真と見積書の置き場所だけは共有の場所に決めておくことをおすすめします。進捗の管理は本人の頭の中でも回りますが、本人が不在のときに精算やクレーム対応で必要になるのは過去の証跡です。台帳をフルに作らなくても、この部分だけは効きます。
まとめ
不動産会社の工事管理は、他社調査でもExcel・スプレッドシートが最も多く挙がり、メール・電話・チャットツールも近い水準でした。負担として多く挙がったのは工事の進捗そのものより、業者とのやり取り、写真、見積書・請求書といった周辺の情報です。
次の順で進めると、判断を間違えにくくなります。
- 1件の工事の状況を知るために、いま何か所を開いているか数える
- 「2か所以上を開いている」「証跡が個人の手元にしかない」「同じ質問が繰り返される」「引き継ぎが年に何度かある」のうち、いくつ当てはまるか確認する
- 当てはまるものがあるなら、台帳に残す項目を決める（物件・部屋・工事案件を識別する項目を必須にし、状態・日付・金額を足す）
- 業者とのやり取りを、業者に入力してもらうか／社内で代行するか／連絡の場所を寄せるかを、相手の数で決める
- 電話で受けた内容を「誰が・どこに書くか」を決める
この4項目は本記事で整理した目安で、該当した数そのものに意味があるわけではありません。該当が少ない場合でも、証跡を担当者以外が参照できない状態になっているなら、保存先と閲覧権限だけは先に見直してください。
工事の台帳を、自社の項目のまま置ける場所をつくる
BizBlockは、管理する項目・ステータス・承認の流れを自社で組み立てられるノーコードの業務アプリ基盤です。工事区分や進捗ステータスは自社の呼び方のまま設定でき、完了予定日が近づいたときの自動リマインド、担当者→上長→経理といった承認ステップも画面上で組めます。スマートフォンからも同じ台帳を開いて入力できるため、現場で記録してそのまま残す運用が取れます。
現場写真・見積書・請求書は、添付ファイルとして同じレコードに置けます。ユーザー数は無制限なので、工事に関わる社内メンバーを人数を気にせず追加できます。ただし、証跡が実際に1か所へ集まるかどうかは、この記事で触れた「誰が・いつ・どこに入れるか」を決められるかによります。協力業者に直接入力してもらう形にできるかも要件によって変わりますので、残したい項目を整理したうえでご相談ください。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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