協力業者マスタに持つ5項目｜担当者以外でも手配できる形に

回答: 協力業者マスタを持つと変わるのは、手配のスピードではなく「担当者以外でも手配できるようになること」です。まず次の5項目をたたき台にしてください。①連絡先（会社の窓口と、担当者個人の両方） ②対応できる工種 ③対応できるエリア ④依頼できる時間帯・緊急対応の可否 ⑤過去の依頼実績（いつ・何を・いくらで）。 情報を更新し、手配する人が参照できる状態にしておくことが前提です。単価表を先に作ろうとすると、業者ごとの条件調整に時間がかかって整備が止まりやすいので、共通条件の単価表が既にある場合を除き、まず④までを作って、⑤を運用で積むほうが続きます。なお、業者が数社で、全員が全工種に対応できるなら、マスタを作る必要はありません。

この記事でわかること

• 業者の手配が属人化する構造
• マスタに持つ5項目（例）
• 単価を最初に入れないほうがよい理由
• 過去の依頼実績から見えるもの
• マスタを作らなくてよいケース

業者の手配はなぜ属人化するのか

答え: 判断に必要な情報が、担当者の経験としてしか存在しないからです。

業者を手配するとき、担当者は無意識に複数の条件を見ています。

• この工種はどこが得意か
• このエリアならどこが早いか
• 今日が土曜だが、対応してくれるのはどこか
• 前回この業者に頼んだとき、仕上がりはどうだったか
• 概算でいくらくらいになるか

このうち、記録に残っているのは連絡先くらいです。残りは担当者の頭の中にあります。だから担当者が不在のとき、他の人は「どこに頼むべきか」を判断できません。 連絡先の一覧があれば電話はかけられますが、その業者がこの工種・このエリア・この時間帯に対応できるかが分からないため、空振りになります。緊急の修繕で担当者に連絡がつかず対応が止まるのは、この構造から来ています。

工事管理をExcelで回す限界の話は不動産会社の工事管理はExcelのままで回るかで扱っています。本記事は、その中の業者とのやり取りの部分を取り出したものです。

マスタに持つ5項目

以下は例です。扱う工種や地域の広さに応じて調整してください。

①連絡先（会社と個人の両方）

項目	書くこと
会社名・屋号	正式名称
会社の代表連絡先	電話・メール
担当者名と連絡先	実際にやり取りしている人
連絡手段の優先	電話が速いか、メール／チャットが確実か

会社の窓口と担当者個人の両方を持つのが要点です。 個人の携帯しか記録が無いと、その人が辞めたときに連絡経路が切れます。逆に会社の代表番号だけだと、話が通るまで時間がかかります。

②対応できる工種

• 水回り（給湯・配管・水漏れ）
• 電気・照明
• 鍵・建具
• 内装（クロス・床）
• エアコン・設備
• 清掃・原状回復
• 外構・外壁

自社で発生する工種を列挙して、チェックボックスで複数選べる形にしてください。自由記述だと「水道」「水回り」「給排水」のように表記が揺れ、後から絞り込めなくなります。

③対応できるエリア

管理物件が複数エリアにまたがる場合、ここが手配の速さに直結します。市区町村単位で持つか、地域名でまとめるかは、自社の物件分布に合わせてください。

④依頼できる時間帯・緊急対応の可否

ここが最も使われる項目です。

項目	書くこと
平日の受付時間	何時から何時まで
土日祝	対応可／不可／要相談
夜間・緊急	対応可／不可。可なら連絡先が別かどうか
緊急時の到着目安	把握している範囲で

水漏れや鍵のトラブルは時間帯を選びません。受付時間や緊急対応の可否を共有しておくと、担当者以外でも連絡先の候補を絞りやすくなります。 実際に対応できるかどうかは、その都度業者に確認してください。

⑤過去の依頼実績

マスタと別に、依頼ごとの履歴として持ちます。

• 依頼日
• 物件・部屋
• 工種と内容
• 見積額・確定額
• 完了までの日数
• 備考（仕上がり、対応の印象）

この履歴が、単価表の代わりになります。 「前回、同じような内容でいくらだったか」が引けるなら、単価表が無くても概算は出せます。

単価を最初に入れないほうがよい理由

答え: 業者ごとに条件が違い、比較できる形の単価表が作れないことが多いからです。

単価表を作ろうとすると、次の壁に当たります。

• 同じ「クロス張替え」でも、面積・下地の状態・部屋の形で単価が変わる
• 材料費と施工費の切り分けが業者ごとに違う
• 数量によって単価が変わる（まとめて頼めば下がる）
• 出張費・諸経費の扱いが業者ごとに違う

これらを揃えようとすると、業者ごとのヒアリングが必要になり、条件調整に時間がかかって整備が止まることがあります。 止まったままだと、連絡先だけが入った中途半端なマスタが残ります。共通条件の単価表が既にある場合は別ですが、そうでなければ次の順番が現実的です。

1. ①〜④を作る（①〜③は自社の記録から下書きでき、④と現在の連絡先は業者に確認する）
2. 依頼のたびに⑤の履歴を積む
3. 履歴が溜まったら、よく頼む工種だけ概算の目安を作る
4. 必要なら、その工種に限って単価表を作る

商談の場で概算を出したい場合の単価表の持ち方はリフォームの概算見積を商談の場で出す｜単価表をCRMに持たせるで扱っています。こちらは買取再販やリフォーム提案の文脈で、先に単価表が必要な場面の話です。賃貸管理の修繕では、履歴を積むほうが先に効きます。

過去の依頼実績から見えるもの

答え: 履歴が溜まると、手配の判断材料が増えます。

見えるもの	判断に使えること
工種ごとの概算の幅	見積が出てきたとき、妥当かどうかの目安になる
完了までの日数	急ぐ依頼をどこに回すかの判断
依頼が偏っている業者	1社に偏っている場合は、代替候補を確認しておく
長く依頼していない業者	現在の連絡先や対応条件が変わっていないか確認する

3つ目が重要です。 依頼履歴を業者別に集計すると、発注の偏りを確認できます。偏り自体が悪いわけではありませんが、その業者が繁忙期に動けないときに備えて、代替候補を確認しておくと手配が止まりにくくなります。

マスタを作らなくてよいケース

答え: 依頼先が固定され、連絡先・対応条件を既存の一覧や予定表で共有できている場合は、別のマスタを新設する必要はありません。

• 業者が数社で、全員が全工種に対応できる — 選ぶ判断が無いので、連絡先の一覧で足ります
• 管理を全面委託していて、自社が業者を手配しない — 対象外です
• 工事が定型の定期点検のみで、依頼先と連絡先が予定表で共有できている — 予定表で足ります

よくある質問

業者に聞かずに作れる範囲はどこまでですか

過去の請求書や発注の履歴から、依頼した工種・地域・金額を仮入力できます。 ただし、過去に頼んだ範囲が現在対応できる全範囲とは限りません。現在の対応工種・エリア・連絡先と、④の時間帯・緊急対応の可否は、業者に確認して更新してください。

担当者の「印象」は記録すべきですか

役に立つので記録してかまいませんが、評価ではなく事実で書くほうが使えます。 「対応が良い」ではなく「連絡したその日に見に来てくれた」「見積が出るまで1週間かかった」のように書くと、他の人も判断に使えます。

新しい業者を増やすときの判断はどうすればよいですか

マスタを見て、対応できる業者が1社しかない工種・エリア・時間帯を探してください。そこが、増やす優先度が高い穴です。マスタが無いと、この穴が見えません。

単価を入れないと、相見積もりの比較ができません

相見積もりは、その案件ごとに取るものです。マスタの単価表とは別の話になります。マスタに持つべきは「どこに相見積もりを出せるか」（工種・エリア・対応時間）で、金額はその都度取るほうが正確です。

まとめ

協力業者マスタの効果は、手配が速くなることより、担当者以外でも手配できるようになることです。緊急の修繕で担当者につながらないときに、他の人が一次対応できるかどうかが変わります。

作る順番は、連絡先・工種・エリア・対応時間までを先に作り、単価は依頼の履歴を積んでから。単価表から始めると、業者ごとの条件の違いを揃えるのに時間がかかり、整備が止まりやすくなります。

まず手を付けるなら、自社の過去の発注履歴から「どの業者に何を頼んだか」を書き出すところからです。これで②③⑤の下書きができます。そのうえで、現在の対応範囲と連絡先を業者に確認して更新してください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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