稟議・承認フローの整え方｜承認の段階・差し戻しの決め方とBizBlockでの扱い

回答: 紙の回覧やメールでの稟議は、申請書が今どの承認者の手元にあるかが見えにくく、確認のための声かけが発生しやすくなります。承認の段階と順番をあらかじめ決め、申請ごとに今どの段階にあるかが見える形にすると、この確認を減らせます。BizBlockは社内バックオフィス系の機能として稟議申請・承認フローを持っています。承認者が複数いて、申請者が進み具合を把握できていない会社に当てはまる考え方です。

この記事でわかること

• 紙・メールでの稟議で止まりやすい理由
• 承認の段階を明確にする考え方
• 差し戻しが発生したときの扱い
• 他の社内申請との共通点と、向かないケース

紙・メールでの稟議で止まりやすい理由

答え: 紙やメールで回覧し、承認状況を共有する台帳や返信のルールがない場合、今どの承認者が確認中なのかが申請者から分かりにくくなるためです。

その場合、承認者が多忙だったり出張中だったりすると、申請者から承認者への個別の確認が増えやすくなります。この確認のための声かけ自体が、双方の時間を使います。

承認の段階を明確にする考え方

答え: 「誰が」「どの順番で」確認するかをあらかじめ段階として決め、申請者が今どの段階にあるかを見られる状態にします。

段階を決めるときは、次の3点を書き出すと整理しやすくなります。

1. 申請の種類ごとの承認者。 購入申請・契約の承認など、種類によって確認する人が変わるかどうか
2. 承認の順番。 店長→部長→経営者のように、どの順で回すか
3. 段階ごとに確認する内容。 各承認者が何を見て判断するか(金額・相手先・予算の範囲など)

この整理は、紙やメールのまま運用を続ける場合にも役立ちます。仕組みにする場合は、整理した段階をそのまま承認フローとして設計します。契約報告を例にした承認の分担は契約報告を承認フローで回す営業マネージャー経理の分担で扱っています。

差し戻しが発生したときの扱い

答え: 申請内容に不備があった場合、どの段階に差し戻すか、差し戻しの理由をどう記録するかをあらかじめ決めておきます。

差し戻しの記録が残らないと、「なぜ一度止まったのか」を後から振り返ることができません。差し戻しの理由を記録しておけば、同じ理由での差し戻しが繰り返されていないかも確認できるようになります。

他の社内申請との共通点

答え: 稟議の承認フローは、経費精算や有給申請などの社内申請と、段階を明確にするという設計の考え方が共通しています。

BizBlockは稟議申請・承認フローのほかに、交通費・経費精算申請や有給/休暇申請も社内バックオフィス系の機能として持っています。申請ごとに別々の仕組みを用意するより、同じ基盤の中で承認フローを扱えるようにしておくと、承認者が確認する場所を1つに集約できます。経費精算の申請・承認・支払いのつなげ方は交通費・経費精算をBizBlockで一元化｜申請の現在地を見える化で扱っています。社内の申請・承認をまとめて扱う話は不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れています。

向かないケース

• 稟議の件数が少なく、承認者も1〜2人で、止まりが問題になっていない
• 決裁権限や承認の順番が社内でまだ決まっていない(仕組みより先に、規程の整理が必要です)
• 承認の分岐が非常に複雑で、条件の組み合わせが多い(どこまで対応できるかは要件によって変わるため、事前の確認が必要です)

よくある質問

決裁金額によって承認者を変えたい場合は対応できますか

金額などの条件によって承認の段階を変えたいという要件は多くあります。どの条件でどう分けられるかは要件によって変わるため、自社の決裁権限規程をもとにご相談ください。

承認者が不在のときはどうなりますか

不在時に誰が代わりに承認するかのルールを、まず自社で決めておく必要があります。そのルールを仕組みとしてどう扱うかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。

まとめ

稟議の承認フローは、承認の段階と順番を明確にし、今どこで止まっているかが見える状態にすることで、確認のための声かけを減らせます。まずは今の稟議で、どの段階が一番時間がかかっているかを確認してみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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