業務日報・議事録をBizBlockで検索できる形に｜項目の決め方

回答: 業務日報や議事録を各自のExcelやメモで作っていると、1件ごとの記録としては残りますが、「この件について誰が何を話したか」を後から探すのが難しくなります。相手・日付・案件名・次のアクションといった項目を分けて記録しておくと、書くだけで終わらず、後から絞り込みや集計に使えるデータになります。BizBlockは社内バックオフィス系の機能として業務日報・議事録を持っています。記録の件数が増え、過去の内容を探す時間がかかっている会社に当てはまる考え方です。

この記事でわかること

• 自由記述の日報・議事録で絞り込みが難しくなる理由
• 検索・活用できる項目の決め方
• 日報と議事録で分けて考えるとよい点
• 他の記録業務との共通点と、向かないケース

自由記述の日報・議事録で絞り込みが難しくなる理由

答え: 各自が自由な形式で書いているため、同じ内容でも書き方が人によって異なるためです。全文検索で探せる場合もありますが、表記や保存先が統一されていないと、顧客別・案件別・期限別に絞り込むのが難しくなります。

「あの打ち合わせで何を決めたか」を知りたいとき、議事録のファイルを1つずつ開いて探すのは、件数が増えるほど現実的ではなくなります。自由記述のまま蓄積するほど、探しにくい記録が積み重なっていきます。

検索・活用できる項目の決め方

答え: 「誰が」「いつ」「何について」「次に何をするか」を、自由記述とは別の項目として切り出します。

本文は自由記述のままでも構いませんが、相手・日付・案件名・次のアクションといった項目を分けて記録しておけば、それらの項目で絞り込みができるようになります。項目を決めるときは、次の順で考えると整理しやすくなります。

1. 後から何を探したいかを書き出す。 「この顧客との打ち合わせ」「先月決まったこと」「期限が近い宿題」など
2. 探すときに使う言葉を項目にする。 相手・日付・案件名・担当者・次のアクションと期限など
3. 選択肢で入力できる項目は選択肢にする。 書き方の揺れが減り、絞り込みの精度が上がります

自由記述欄が多いほど入力ルールは崩れやすくなります。その原因と対策はExcelの入力ルールが守られない、よくある原因と対策でも扱っています。

日報と議事録で分けて考えるとよい点

答え: 日報は「個人の活動の記録」、議事録は「複数人の合意の記録」という役割の違いがあるため、残すべき項目も変わります。

日報では個人の行動(訪問先・対応内容等)を中心に、議事録では参加者・決定事項・次回までのアクションを中心に項目を設計すると、それぞれの目的に合った記録になります。両方を同じ自由記述フォームで済ませようとすると、どちらの用途にも中途半端な記録になりがちです。

他の記録業務との共通点

答え: 日報・議事録を項目化する考え方は、社内の他の記録業務にも共通しています。

自由記述を項目に分けて残すという考え方は、社内の申請・報告全般に当てはまります。BizBlockは業務日報をExcelで出力する書類テンプレートにも対応しているため、項目で記録した日報を、これまでの書式に近い形で出力する使い方も検討できます。バックオフィス業務全体のつながりについては不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れています。

向かないケース

答え: 今の方法で記録を探せており、共有や集計にも支障がなければ、BizBlockへの移行を急がず、既存の運用を続ける選択肢があります。

• 記録の件数が少なく、ファイルを開いて探しても困っていない
• 日報・議事録を後から見返す運用がそもそもない(先に、何のために残すかを決める必要があります)
• 項目を増やしすぎて入力の負担が重くなる場合(探すときに使う項目に絞るのが基本です)

よくある質問

既存のExcelの日報フォーマットをそのまま使えますか

既存のExcelフォーマットをそのまま利用できるかは要確認です。BizBlockは業務日報のExcel出力に対応していますが、既存の書式をどこまで再現できるかや必要な設定は、導入前に現在のフォーマットをもとにご相談ください。

議事録に添付した資料も一緒に管理できますか

資料をどの形で議事録とひも付けて残すかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。

まとめ

業務日報・議事録は、自由記述のまま蓄積するのではなく、相手・日付・案件名・次のアクションといった項目を切り出すことで、後から探しやすく、活用できるデータになります。まずは「後から何を探したいか」を決めるところから始めてみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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