回答: 営業・マネージャー・経理が順に契約報告を確認していて、どこで確認待ちになっているかが見えにくい会社では、申請・マネージャー確認・経理確認・承認という段階ごとに、担当・確認項目・期限と、進捗を共有する方法を決めておきます。差し戻しや訂正の扱いもあわせて決めておくことで、報告から承認までの流れを整理できます。紙やExcelでも、共有の台帳で進捗を管理すれば同じ考え方で運用できます。
この記事でわかること
- なぜ書類やファイルを順番に回す承認は遅れやすいのか
- 承認フローに持たせる段階の例
- 差し戻し・訂正をどう扱うか
- 承認フローを整える意味
なぜ書類やファイルを順番に回す承認は遅れやすいのか
答え: 誰が今どの段階を確認しているかが見えず、確認が止まっていても気づきにくいためです。
紙の書類やExcelファイルを順番に回す運用では、マネージャーの確認待ちなのか、経理の確認待ちなのかが一見して分かりません。確認する側も、自分の手元に来るまで案件の存在に気づけないことがあります。紙やExcelであっても、共有の台帳などで各案件の段階を一覧できるようにしておけば、この見えにくさは減らせます。
承認フローに持たせる段階の例
答え: 「申請(営業担当)」「マネージャー確認」「経理確認」「承認」という段階を明確にし、それぞれの段階で誰が何を確認するかを決めます。
| 段階 | 確認する人 | 確認する内容(例) |
|---|---|---|
| 申請 | 営業担当 | 契約内容の入力・報告 |
| マネージャー確認 | 店長・マネージャー | 契約条件・報告内容の妥当性 |
| 経理確認 | 経理担当 | 入金・会計処理に必要な情報の過不足 |
| 承認 | 権限を持つ役職者 | 最終的な承認 |
段階を分けるだけでなく、段階ごとの担当と期限を決め、進捗を共有できるようにしておくと、「今どこで止まっているか」が分かり、確認漏れや引き継ぎ忘れを防ぎやすくなります。
差し戻し・訂正をどう扱うか
答え: 報告内容に誤りがあった場合、どの段階に差し戻すか、訂正の記録をどう残すかをあらかじめ決めておきます。
契約報告には訂正が発生することもあります。訂正があったこと自体を記録に残しておかないと、後から「なぜ金額が変わったのか」を追えなくなります。差し戻しと訂正の記録をセットで設計しておくことが重要です。
運用例:
- 入力誤りは営業担当へ差し戻し、差し戻した理由を記録する
- 訂正したときは、訂正前と訂正後の値・訂正者・日時・理由を残す
- 金額や契約条件が変わる訂正は、どの担当が再確認するかを決めておく
- 承認後に訂正が出た場合は、経理処理への影響を経理担当が確認する
承認フローを整える意味
答え: 承認フローを明確にすることで、属人的な確認作業から、誰が見ても同じ基準で進む仕組みに変えられます。
社内のバックオフィス業務全般を一元化する考え方については不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れていますが、あちらはノーコード基盤BizBlockによる勤怠・経費等を含めた一元化の話です。本記事で示した承認の流れは、業務設計の例です。利用するシステムでの承認・差し戻し・訂正履歴の対応範囲は、導入前に確認してください。
まとめ
契約報告の承認フローを「申請→マネージャー確認→経理確認→承認」の段階に分け、差し戻し・訂正の扱いも決めておきます。あわせて進捗の共有と担当・期限の管理を行うことで、報告の滞留や引き継ぎ漏れを減らしやすくなります。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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