回答: 紙やExcelでの有給・休暇申請は、申請・承認・残日数の管理がそれぞれ別の作業になりがちです。申請・承認・残日数の記録を同じ仕組みの中でつなげておくと、「残日数は今いくつか」を確認する往復のやりとりを減らせます。BizBlockは社内バックオフィス系の機能として有給/休暇申請を持っています。申請件数が多く、残日数の確認や承認待ちの問い合わせが負担になっている会社に当てはまる考え方です。
この記事でわかること
- 紙・Excel申請で確認の往復が増える理由
- 申請→承認→残日数をつなげる考え方
- 休暇の種類が増えたときの設計の考え方
- 勤怠記録とのつながりと、向かないケース
紙・Excel申請で確認の往復が増える理由
答え: 申請した内容が、承認者の手元と、残日数を管理している台帳とで別々に扱われているためです。
申請内容と残日数を別々に管理している場合、申請書を提出してから承認されるまでの間、本人や承認者が「今何日残っているか」を別の台帳で確認する手間が生じます。申請のたびにこの確認作業が発生すると、件数が多い店舗ほど負担になります。
申請→承認→残日数をつなげる考え方
答え: 申請・承認・残日数の記録を一連の流れとして設計し、承認の結果が残日数の管理に反映されるようにします。
申請の時点で現在の残日数を参照できるようにしておけば、本人も承認者も、申請前に別の台帳で残日数を確認する手間が減ります。承認の結果をどのように残日数へ反映させるか、どこまでを自動にするかは、休暇の種類やルールによって変わるため、導入前に整理が必要です。
承認フローの考え方自体は、他の社内申請(経費・稟議等)とも共通しています。社内の申請・管理全般をまとめて扱う話は不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れています。
休暇の種類が増えたときの設計の考え方
答え: 有給以外の休暇(特別休暇・慶弔休暇等)が増えるほど、種類ごとに管理方法が分かれて複雑になりやすいため、休暇の種類を項目として整理しておきます。
種類ごとに付与日数や消化ルールが異なる場合、それぞれを個別の項目として設計しておくと、種類が増えても同じ仕組みの中で扱いやすくなります。付与・失効のルールそのものは労働基準法等に関わるため、社内の労務管理方針や社会保険労務士などの専門家への確認を踏まえて決めてください。
勤怠記録とのつながり
答え: 有給・休暇の消化状況は、勤怠の打刻記録と組み合わせて確認することが多いため、データのつながりを意識して設計します。
打刻記録と休暇の消化記録が別々の仕組みになっていると、両方を見比べる作業が発生します。BizBlockは勤怠・打刻管理も同じ社内バックオフィス系の機能として持っているため、両方を同じ基盤で扱う設計が選べます。打刻記録を集計につなげる考え方は勤怠・打刻管理をBizBlockで一元化｜月末集計を減らす考え方で扱っています。
向かないケース
- 人数が少なく、紙やExcelでも残日数の確認に困っていない
- すでに勤怠管理サービス等で休暇の申請・残日数の管理がまとまっている
- 休暇の付与・失効のルールが社内でまだ決まっていない(仕組みより先にルールの整理が必要です)
よくある質問
半休や時間単位の休暇にも対応できますか
半日・時間単位の休暇を扱うかどうかは社内のルール次第です。仕組みとしてどう扱えるかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。
残日数の失効を仕組みで管理できますか
失効のルールそのものは労働基準法等を踏まえて人事・労務の判断で決め、そのルールに沿って設計する必要があります。どこまでを自動で処理するかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。
まとめ
有給・休暇申請は、申請・承認・残日数の記録を一連の流れとして設計することで、確認の往復を減らせます。まずは申請から承認までのどこで待ち時間や確認の問い合わせが発生しているかを確認してみてください。
有給・休暇申請の確認の往復を減らしたい方へ
BizBlockは、有給・休暇申請から勤怠管理、人事管理まで、社内のバックオフィス業務をノーコードで管理できる業務アプリ基盤です。休暇の種類やルールに合わせた設計は、導入前にご相談ください。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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