回答: 架電・メールの日時を顧客ごとに記録し、チームで共有できれば、最終接触からの経過日数や、しばらく接触していない顧客をシステム上で把握できます。ただし、日時だけで分かるのは接触の有無と間隔までです。対応内容や進捗まで確認するには、接触結果（通電したか、返信があったか）や次回の予定もあわせて記録する必要があります。
この記事でわかること
- 活動記録が入力されない理由
- 最低限残すとよい活動の種類
- 経過日数をどう使うか
- 記録を定着させる工夫
活動記録が入力されない理由
答え: 入力する項目が多すぎたり、入力しても何に使われるか分からなかったりすると、現場の優先順位が下がり、後回しにされるためです。
架電の内容を細かくメモしようとすると時間がかかり、営業活動そのものより記録に時間を取られてしまいます。結果として、記録自体が省略され、マネージャーは状況を把握する手段を失います。
最低限残すとよい活動の種類
答え: 「架電をしたこと」「メールを送ったこと」という事実と、その日時だけでも、まずは記録する価値があります。
詳細なメモを毎回残すことを目指すのではなく、「いつ、どの顧客に、どの手段で接触したか」という最低限の事実を記録することから始めます。これだけでも、「最後にいつ接触したか」が分かるようになり、状況把握の土台になります。
経過日数をどう使うか
答え: 最終架電日時・最終メール送信日時・最終活動日からの経過日数を自動的に計算できるようにしておくと、「しばらく接触していない顧客」を一覧で確認できます。
経過日数が長い顧客を定期的に確認する運用にしておけば、対応状況を確認する候補を、担当者に個別に聞いて回らなくても抽出できます。ただし、経過日数が長いことが対応漏れとは限らず、顧客の希望で連絡を控えている場合もあります。接触結果や顧客の希望、次に行動する予定日時と照らし合わせて、追加の対応が必要かを判断します。次回の予定日時を記録しておくと、担当者自身の行動管理にも使えます。
記録を定着させる工夫
答え: 記録すること自体に大きな手間がかからない形にし、記録しないと次の行動が分からなくなるような運用にすることが、定着のポイントです。
細かい入力項目を求めすぎると現場の負担になり、形骸化しやすくなります。まずは「活動の有無と日時」という最小限の記録から始め、運用に慣れてきたら必要に応じて項目を増やしていく進め方をおすすめします。
営業活動の可視化・KPIダッシュボードについては不動産営業の「見える化」を実現するCRM活用法でも扱っています。あちらは可視化の全体像、本記事はその土台となる記録の粒度に焦点を当てています。
まとめ
架電・メールの記録は、詳細さよりもまず「残すこと」が重要です。最終接触からの経過日数を自動的に確認できる仕組みと組み合わせることで、対応状況を確認すべき顧客を一覧から見つけやすくなります。接触結果や次回の予定もあわせて残せば、進捗の確認にも使えます。
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この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
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