CRMの通知は増やしすぎない｜期日のお知らせを必要な人に届ける設計

回答: CRMの通知（お知らせ）は、対応の要らない通知や重複した通知が増えると読まれにくくなり、本当に漏らせない期日の通知まで埋もれて見落とされることがあります。通知を作るときは、誰に・いつ・何をすればよいかの3つを決め、媒介の報告期限やレインズの登録期日のように、漏らすと影響が大きく期日が決まっているものから絞って設定します。それ以外は、通知ではなく毎朝・毎週の一覧で確認する運用に回すのが基本です。担当者が少なく扱う件数も少ない会社なら、通知を作らず一覧の確認だけで足りる場合もあります。媒介の法定の日数は契約の種類で異なるため、この記事では扱わず、関連記事で確認してください。

この記事でわかること

• 通知が多すぎると起きること
• 通知を作る前に決める3つ（誰に・いつ・何をすればよいか）
• 通知に向くもの・向かないものの絞り方
• 通知と一覧で見る運用の使い分け

通知が多すぎると何が起きるか

答え: 対応の要らない通知や重複が多いと、読まれにくくなり、重要な通知も一緒に見落とされることがあります。通知を増やすことが、見落とし対策としては逆効果になる場合もあります。

CRMの運用を続けていると、「この更新も知らせてほしい」「念のため上長にも送ってほしい」という要望が出て、通知が少しずつ増えていきます。その結果、次のようなことが起きます。

• 1日に届く通知が多く、担当者が中身を読まずに既読にする
• 対応の要らない通知に混ざって、期日の通知が埋もれる
• 同じ通知が複数人に届き、「誰かが対応するだろう」と全員が思う
• 通知がうるさいため、担当者が通知そのものを切ってしまう

通知は「届いた」ことと「対応された」ことが別です。対応の要らない通知が増えるほど、本当に対応が必要な通知が埋もれやすくなります。

通知を作る前に決める3つ

答え: 誰に（宛先）・いつ（タイミング）・何をすればよいか（内容）の3つを決めます。どれか1つでも決められない通知は、作らないほうがよい候補です。

決めること	考え方	例（仮の例：媒介の報告期限）
誰に	対応する人を1人に決める。上長には未対応のものだけ	物件の担当者。期限の前日になっても未対応なら店長・代理担当
いつ	準備に必要な日数を逆算する。業務時間内に届ける	期限の数日前の朝と、期限当日の朝
何をすればよいか	物件名・期日・やること・確認する画面を書く	「〇〇マンション 302号室：売主への報告期限が明日です。報告を送ったら活動に記録してください」

内容で大事なのは、読んだ人が次に何をすればよいかがわかることです。「物件が更新されました」のような通知は、読んだあとに何をすればよいかわからないため、読まれなくなりやすい通知の典型です。

宛先は、担当者と上長の両方に最初から送るより、まず担当者にだけ送り、対応の記録がないときに上長へ送る形のほうが、上長の通知が増えすぎません。ただし、法定の期限など超えてはいけない期日は、担当者が不在のときに代理で対応する時間を見込み、期限の前でも未対応なら上長や代理担当へ知らせるようにします。

通知に向くもの・向かないもの

答え: 漏らすと影響が大きい・期日が決まっている・対応する人がはっきりしているの3つがそろうものから通知にします。

対象	通知に向くか	理由
媒介の報告期限	向く	期日が決まっており、漏らすと売主との約束を守れない
レインズの登録期日	向く	期日が決まっており、担当者がはっきりしている
媒介契約の期間満了	向く	更新の相談を事前に始める必要がある
次回対応日が来た商談	多くは一覧向き	毎日発生し件数が多い。時刻の指定がなく次の一覧確認まで待てるものは朝の一覧で見る。時間指定の折り返しや当日入った急ぎの対応は通知の併用も検討
他の担当者の活動記録	向かない	対応が不要な情報。必要な人が画面で見ればよい
項目の更新のたびのお知らせ	向かない	件数が多く、何をすればよいかがわからない

媒介の報告頻度や登録期日の日数は、媒介契約の種類によって異なります。法定の日数と数え方は媒介の期日を見落とさない社内ルール｜法定の日数と数え方で整理しています。社内で期日を計算するときは、そちらと公的な資料を確認したうえで決めてください。

通知に頼らず一覧で見る運用との使い分け

答え: 普段は一覧で確認し、通知は見落としを防ぐ最後の網として使います。通知だけに頼る運用は、通知が届かなかったときや見落としたときに気づけません。

方法	向いている場面	注意点
一覧で見る	毎朝・毎週の決まった時間に、対応が必要なものをまとめて確認する	見る習慣がないと機能しない。見る人と時間を決める
通知	期日が近いのに対応の記録がないものを、本人に知らせる	増やすと読まれなくなる。対象を絞る

たとえば、担当者は毎朝「期日が今週中の媒介物件」の一覧を見て対応し、店長は週に1回「期日を過ぎて未対応の物件」の一覧を確認します。そのうえで、期日の数日前になっても対応の記録がないものだけを通知で知らせると、通知の件数を抑えながら漏れを防げます。期日を一覧で管理する方法は媒介期限の見落としを防ぐ不動産の期日管理も参考にしてください。

通知を増やしすぎないための運用ルール

答え: 通知ごとに責任者を決め、定期的に棚卸しして、使われていない通知は止めることです。

• 新しい通知を足すときは、目的・宛先・タイミング・内容を書き出してから作る
• 対応が済んだら、それ以降の通知が止まるようにする（完了を記録すれば止まる形）
• 3か月に1回など時期を決め、読まれていない・対応されていない通知を見直す
• 通知の要望を受ける窓口を1人に決め、思いつきで増やさない

7plus が BizBlock の不動産パッケージを設計するときも、通知の数より「漏らせない期日を確実に扱う」ことを優先しています。媒介・物件の管理では報告期限やレインズの登録期日を持たせ、日々の対応は活動・ToDoの予定日で一覧にして確認する形を基本にしています。何を誰に知らせるかは会社ごとに違うため、必要な画面から始め、調整は 7plus が月5時間の構築・運用サポートの範囲で行います。時間を超える作業や新規開発は別途相談のため、希望する通知の実現方法と範囲は事前に確認します。

一方で、通知の設計だけでは解決しない場合もあります。期日そのものが記録されていない、対応したことが記録されない、といった状態では、通知は正しく止まらず、正しく届きません。まずは期日と対応の記録が残っているかを確認するところから始めてください。

よくある質問

通知はメールとチャットのどちらで送るのがよいですか？

社員が日中いちばん見ている場所に送るのが基本です。ただし、通知の送り先を増やすと同じ内容が二重に届くため、送り先は1か所に決めるほうが読まれやすくなります。

上長にもすべての通知を送ったほうが安心ではありませんか？

すべてを送ると上長の通知が多くなり、結局読まれなくなります。上長へは、対応の記録がないものだけを送る（法定の期限など超えてはいけないものは期限の前に送る）、週に1回一覧で確認する、という形のほうが続きやすくなります。

通知を減らしたら漏れが増えないか心配です。

減らすのは、対応の要らない通知や件数が多すぎる通知です。漏らせない期日の通知は残し、そのほかは一覧で確認する時間と担当を決めておけば、通知を減らしても確認の網は残ります。

まとめ

CRMの通知は、増やせば安心になるとは限りません。通知を作るときは誰に・いつ・何をすればよいかを決め、媒介の報告期限やレインズの登録期日のように漏らせない期日から絞って設定します。それ以外は、毎朝・毎週の一覧で確認する運用に回してください。最初の一歩として、今届いている通知を書き出し、「読んだあとに何をすればよいかわかるか」で分けてみましょう。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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