人事・労務管理をBizBlockで一元化｜社員を軸にした項目整理

回答: 社員の在籍状況や雇用契約、採用媒体ごとの実績などが人事担当者個人のExcelに散らばっていると、担当者が変わったときに全体像が分かりにくくなります。社員1人を軸に関連する情報を1か所にまとめて記録しておくと、こうした引き継ぎの問題を減らせます。BizBlockは社内バックオフィス系の機能として、在籍状況・採用媒体・採用単価・雇用契約などを一元管理する人事管理・労務管理を持っています。人事の情報が複数のファイルに分かれ、集計や引き継ぎに手間がかかっている会社に当てはまる考え方です。

この記事でわかること

• 人事情報が個人のExcelに散らばるとなぜ困るのか
• 社員を軸にまとめるとよい項目
• 採用媒体ごとの実績を記録する意味
• 勤怠・休暇データとのつながりと、向かないケース

人事情報が個人のExcelに散らばるとなぜ困るのか

答え: 在籍状況・雇用契約・採用経路といった情報が、それぞれ別のExcelファイルや紙の資料で管理されていると、1人の社員について知りたいときに複数のファイルを見比べる必要があるためです。

ファイルの保存先や管理項目が共有されていない場合、担当者の異動・退職後に情報を探すことが難しくなるおそれがあります。

社員を軸にまとめるとよい項目

答え: 在籍状況、雇用契約、採用媒体、採用単価といった情報を、社員1人の記録にひも付けてまとめます。

社員ごとに記録する項目の例	集計して見えること
在籍状況(在籍・休職・退職など)、所属	今の在籍人数、店舗・部署ごとの人数
生年月日	平均年齢
雇用契約(雇用形態・契約期間など)	契約更新が近い社員の一覧
採用媒体・採用単価	媒体ごとの採用人数と費用

これらの項目を社員ごとに1か所にまとめておくと、「今の在籍人数」「平均年齢」「採用媒体ごとの実績」といった集計も、個別のExcelを突き合わせずに確認しやすくなります。散らばった情報をまとめる考え方そのものはExcelでは実現しにくい「情報の一元管理」、ノーコードDBは何が違うのかでも扱っています。異動のときに過去の実績を当時の所属で集計できるようにする考え方は人事異動で過去の数字がずれる問題所属をその時点で残すで扱っています。

採用媒体ごとの実績を記録する意味

答え: どの採用媒体から入社した社員が多いか、採用単価がどれくらいかかっているかを記録しておくと、次の採用活動の判断材料になります。

採用のたびに媒体・単価を個別にメモしている場合、媒体名や費用の記録形式が統一されていないと、後から媒体別に集計する際に整理の手間がかかります。社員の記録に採用経路の情報をひも付けておくことで、後から媒体ごとの傾向を確認できるようになります。

勤怠・休暇データとのつながり

答え: 人事・労務管理の情報は、勤怠の打刻記録や休暇の消化状況とも関連するため、同じ社員の記録につながる形で設計します。

在籍状況や雇用契約の情報だけを別に管理していると、勤怠・休暇のデータと突き合わせる作業が別途発生します。BizBlockは勤怠・打刻管理や有給/休暇申請も社内バックオフィス系の機能として持っており、休暇申請のフォームも自由に設計できます。勤怠の記録は勤怠・打刻管理をBizBlockで一元化｜月末集計を減らす考え方、休暇申請は有給・休暇申請をBizBlockで一元化｜残日数確認の往復を減らすで扱っています。社内の申請・管理全般をまとめて扱う話は不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れています。

向かないケース

答え: 今の管理で支障がない場合は、移行を急ぐ必要はありません。閲覧範囲が未整理の場合は、先に運用ルールを決めてください。

• 社員数が少なく、今のExcelでも人事情報の確認や引き継ぎに困っていない
• すでに人事・労務の専用サービスを使っていて、必要な情報がまとまっている
• 誰がどの情報を見てよいかのルールが決まっていない(個人情報を扱うため、仕組みより先に閲覧範囲の整理が必要です)

よくある質問

社員の個人情報を扱う上で注意すべきことはありますか

氏名・生年月日・雇用契約などの個人情報を扱うため、閲覧できる人を必要な担当者に限るなど、自社の個人情報保護方針に沿った運用が必要です。権限をどこまで細かく分けるかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。具体的な法的要件は専門家にご確認ください。

複数店舗の人事情報もまとめられますか

店舗をまたいで人事情報をまとめる場合は、どの店舗の情報を誰が見られるかの設計が重要になります。具体的な設計は自社の組織構造によって変わるため、導入前にご相談ください。

まとめ

人事・労務管理は、社員1人を軸に在籍状況・雇用契約・採用媒体の情報をまとめることで、担当者が変わっても全体像が分かる状態に近づけられます。まずは今、どの情報がどこに散らばっているかを確認してみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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