顧客と商談を分けて管理する理由

回答: Excelやシンプルな管理表では、1行が1人の顧客であり、同時に1つの案件を表していることが多く、「顧客=案件」という前提になりがちです。しかし実際には、1人の顧客が過去に売却を相談し、今は購入を検討している、というように複数の取引に関わることがあります。同じ顧客が購入・売却など複数の取引に関わる場合は、顧客情報と商談情報を分けると、取引ごとの履歴を整理しやすくなります。一度きりの取引が中心で、現在の管理に支障がなければ、一体管理を続ける選択もあります。

この記事でわかること

• 「顧客=案件」の管理で起きる問題
• 顧客と商談を分ける基準
• 商談の種類をどう分けるか
• 分けて管理するメリットが大きいケース

「顧客=案件」の管理で起きる問題

答え: 同じ顧客が複数の取引に関わったとき、過去のやりとりが新しい取引の記録と混ざってしまったり、逆に別人として扱われてしまったりするためです。

1行1案件の管理表では、同じ顧客について新しい相談が来るたびに、別の行を作るか、既存の行を上書きするかの二択になりがちです。顧客IDなどで関連付けていない場合、別の行にすると同じ顧客の履歴を追いにくくなり、既存の行を上書きすると過去の経緯が失われます。

顧客と商談を分ける基準

答え: 「顧客」は人物・法人そのものの情報、「商談」はその顧客が関わる個々の取引の情報、という形で分けます。

顧客情報には、氏名・連絡先といった、取引が変わっても共通する情報を持たせます。一方、商談情報には、今回の取引が購入なのか売却なのか、どの物件に関するものか、進捗はどうかといった、取引ごとに異なる情報を持たせます。1人の顧客に対して、複数の商談がぶら下がる構造にしておくことで、同一人物でありながら複数の取引を記録できます。

商談の種類をどう分けるか

答え: 「購入」「売却」など、取引の性質によって必要な情報が大きく異なるため、商談の種類(レコードタイプ)をあらかじめ分けておきます。

購入の商談では希望条件や資金計画の情報が必要になり、売却の商談では査定額や売却理由といった情報が必要になります。これらを1つの共通フォームで管理しようとすると、使わない項目が増えて入力しづらくなります。取引の性質ごとに必要な項目を整理し、商談の種類として分けておくことで、それぞれに適した情報管理ができます。

分けて管理するメリットが大きいケース

答え: 同じ顧客が将来複数回取引する可能性がある事業(売買仲介など)では、顧客と商談を分けるメリットが特に大きくなります。

一度きりの取引が中心の事業では、顧客と商談を一体として扱っても大きな問題は起きにくいかもしれません。しかし、売却後に別の物件を購入する、同じ顧客が別の所有物件の売却を相談する、といったケースが多い事業では、顧客を軸にして複数の商談履歴を一覧できる設計が、長期的な関係構築に役立ちます。

Excelでの一元管理との違いについてはExcelでは実現しにくい「情報の一元管理」、ノーコードDBは何が違うのかもあわせてご覧ください。あちらはExcelとの比較、本記事は顧客と商談というデータの持ち方そのものに焦点を当てています。

まとめ

顧客と案件を一体で管理し、取引ごとの履歴を残す仕組みがない場合、1人の顧客の複数回の取引を把握しにくくなります。顧客情報と商談情報を分け、商談の種類ごとに必要な項目を整理しておくことで、長期的な関係も含めて管理できるようになります。

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この記事を書いた会社

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