交通費・経費精算をBizBlockで一元化｜申請の現在地を見える化

回答: 交通費・経費の精算を紙の受領書とExcelで行っていると、申請・承認・支払いがそれぞれ別の作業として切り離され、どこで止まっているかが分かりにくくなります。申請・承認・支払いを一連の記録としてつなげ、今どの段階にあるかが見える状態にすると、確認の往復を減らせます。BizBlockは社内バックオフィス系の機能として交通費・経費精算申請を持っています。精算の件数が多く、「申請したのにまだか」という問い合わせが負担になっている会社に当てはまる考え方です。

この記事でわかること

• 紙・Excelでの精算で止まりやすい理由
• 申請→承認→支払いをつなげる考え方
• 受領書(レシート)の扱いで注意すべき点
• 他の社内申請とのつながりと、向かないケース

紙・Excelでの精算で止まりやすい理由

答え: 申請者がExcelに入力し、受領書を添えて提出し、承認者が内容を確認し、経理が支払う、という一連の流れが、それぞれ別の作業として手渡しされているためです。

どの段階で止まっているかが見えないと、「申請したのに支払われていない」という問い合わせが発生し、確認のための往復が増えます。件数が増えるほど、この確認作業の負担は大きくなります。

申請→承認→支払いをつなげる考え方

答え: 申請・承認・支払いを一連の記録としてつなげ、どの段階にあるかが見える状態にします。

たとえば、申請が承認されたら「支払い待ち」、支払いが済んだら「支払い済み」というように、1件の申請に今の段階を記録しておく運用が考えられます(段階の名前と分け方は設計の一例です)。こうしておけば、申請者も経理も「今どこにあるか」を個別に聞いて回る必要が減ります。段階の分け方や、誰がどの段階を確認するかは、自社の経理ルールと決裁権限に合わせて設計します。

受領書(レシート)の扱いで注意すべき点

答え: 受領書は、申請の記録とひも付けて確認できるようにしておくと、後から内容を見比べる手間が減ります。

受領書をExcelとは別のフォルダや紙の束で保管していると、申請内容と受領書を見比べる作業が発生します。受領書をどの形で申請とひも付けて残すかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。

なお、経費として認められる範囲や、受領書・領収書の保存方法・保存期間など税務上の扱いは、税理士等の専門家に確認してください。本記事で扱っているのは、記録のつなげ方という実務上の仕組みです。

他の社内申請とのつながり

答え: 経費精算の承認フローは、稟議申請など他の社内申請と考え方が共通しているため、同じ仕組みの中で扱うと管理がしやすくなります。

BizBlockは交通費・経費精算申請のほかに、稟議申請・承認フローや有給/休暇申請も社内バックオフィス系の機能として持っています。経費精算だけを個別のツールで扱うより、他の申請と同じ基盤でつなげておくと、承認者が確認する場所を1つに集約できます。承認の段階や差し戻しの決め方は稟議・承認フローの整え方｜承認の段階・差し戻しの決め方とBizBlockでの扱いで扱っています。社内の申請・承認をまとめて扱う話は不動産会社のバックオフィスを一元化する方法でも触れています。

向かないケース

答え: 今の精算業務が支障なく回っている場合は、移行の優先度は低くなります。経費の区分や承認のルールが未整理の場合は、先にルールを決めてください。

• 精算の件数が少なく、紙やExcelでも止まりや問い合わせが起きていない
• すでに会計ソフトや経費精算サービスで、申請から支払いまでが支障なく回っている
• 経費の区分や承認者のルールが社内でまだ決まっていない(仕組みより先にルールの整理が必要です)

よくある質問

立替と会社支払いが混在していても対応できますか

申請の種類として区別して記録する設計が考えられます。具体的な扱いは自社の経理ルールによって変わるため、導入前にご相談ください。

承認者が複数人いる場合はどうなりますか

誰がどの順番で確認するかは、自社の決裁権限に合わせて設計します。承認の分岐が複雑な場合にどこまで対応できるかは要件によって変わるため、導入前にご相談ください。

まとめ

交通費・経費精算は、申請・承認・支払いを一連の記録としてつなげることで、「今どこにあるか」が分かる状態にできます。まずは今の申請フローのどこで確認の往復が発生しているかを確認してみてください。

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この記事を書いた会社

7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。

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