回答: 外出先から顧客情報を確認する方法には、「クラウド保存したExcelをスマホで開く」「社内に電話して確認する」「スマホ対応の業務システムを使う」があります。確認中心で表が簡単ならクラウド保存したExcel、例外的な確認で社内に対応者がいるなら電話、外出先での更新や複数人の情報共有が多いならスマホ対応の業務システムが候補です。
クラウド保存のExcelをスマホで開く場合
答え: 会社が認めたクラウド保存先と利用端末で、対応アプリ・閲覧／編集権限を準備すれば、スマートフォンからも確認・編集ができます。ただし、利用条件はアプリや契約によって異なり、画面の小さいスマホではExcelの細かい表を操作しづらい場合があります。
OneDriveやGoogle ドライブに保存するだけでなく、利用するアプリと契約で必要な操作ができるかを確認しましょう。利用条件は、Microsoft公式ヘルプや、Excelファイルの閲覧・編集にも対応するAndroid版Google スプレッドシートの公式ヘルプを参照してください。
列幅の広い表やセル結合の多いシートは、スマホ画面では横スクロールが増え、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかることがあります。簡単な表で確認する用途には取り入れやすい方法ですが、列数やセル結合が多い表では、頻繁な入力が負担になることもあります。外出先で使う列を絞ったシートを用意し、実際の端末で操作性を確認しましょう。
社内に電話して確認する場合
答え: 社内に対応者がおり、対象情報をすぐ参照できる場合は、その場で確認できます。一方、対応者の作業を中断する負担があります。
営業担当者が増えるほど、この「電話で確認」の件数も増え、社内の電話対応だけで業務時間が圧迫されるケースもあります。例外的な確認には使いやすい方法ですが、日常的に発生する場合は、担当者自身で情報を参照できる方法も検討しましょう。
スマホ対応の業務システムを使う場合
答え: スマートフォン・タブレットでの閲覧・入力を前提に設計されたシステムは、必要な情報を探しやすい画面と入力項目を設計し、利用端末・通信環境で動作確認すれば、外出先での確認・更新を行いやすくなります。
BizBlockは、自社業務に合わせたアプリを構築でき、画面レイアウトを用途に合わせて設計できるノーコード業務アプリ基盤です。ただし、導入するだけで使いやすさが決まるわけではありません。外出先で必要な情報と入力項目を整理し、実際の利用端末で確認しながら画面を設計することが必要です。
まとめ
外出先からの確認手段は、頻度と重要度に応じて使い分けるのが現実的です。まずは既存のExcelで、保存先・利用権限・表の構成を見直し、実際の端末で確認してみましょう。それでも日常的な確認・入力に負担が残るなら、モバイル利用を前提にした仕組みへの切り替えを検討する価値があります。
Excelの次に入れる、最初の顧客管理システムを探している方へ
BizBlock の不動産パッケージは、顧客・反響・商談の管理から小さく始め、店舗や人数、事業が増えたら同じ仕組みに物件・契約やダッシュボードを足していける構成です。項目や画面の変更は 7plus が行います。実際の画面は15分のオンラインデモでご覧いただけます。
—
この記事を書いた会社
7plus株式会社 不動産会社向けの営業DX支援を行うITソリューションプロバイダーです。反響対応を即時化する「Mail2Link」「Mail2Link×AI」、ノーコード業務アプリ「BizBlock」の開発・提供に加え、Salesforce認定パートナーとして不動産特化型Salesforceパッケージの導入・定着コンサルティングも行っています。
詳しくはこちら → https://7plus.jp/
